Het volledige payrollproces loopt op rolletjes dankzij een connector op maat
Samen levens redden en verlengen. Dat is de missie van de internationale organisatie Baxter. Met locaties verspreid over de hele wereld zet Baxter zich in om de gezondheidszorg te helpen verbeteren en te personaliseren. Bij Baxter België werken zo’n 1.600 personen, waaronder Jean-Philippe Ferette, HR Operations Manager.
Wat vaak een uitdaging is voor dit soort grote organisaties, is de communicatie tussen het corporate HR-systeem en het lokale payrollsysteem. Jean-Philippe vertelt waarom hij en zijn collega’s op dat vlak al jaren met bijzonder veel plezier samenwerken met Popay.
Vanuit het hoofdkantoor in Amerika ging Baxter jaren geleden over van het HR-systeem PeopleSoft naar Workday, een HR-database. “Alle landen moesten over op dit systeem, zo ook België, en de vraag was: hoe gaan we ervoor zorgen dat alle actuele gegevens beschikbaar blijven voor ons payrollsysteem?”, vertelt Jean-Philippe. Waar een klassieke interface tweerichtingsverkeer is, informatie verzenden en ontvangen, was dat bij Baxter niet het geval. Jean-Philippe legt uit: “Er waren technische zaken in het nieuwe systeem vastgelegd, waarmee wij rekening moesten houden. Zo mochten bijvoorbeeld gegevens van Workday naar onze systemen verzonden worden, maar niet andersom. We konden dus geen data in Workday integreren. Dat was het moment dat we op zoek gingen naar een betrouwbare, specialistische partner om ons te helpen dit goed te automatiseren.”
« Popay ontzorgt onze organisatie volledig in het payrollproces.
Ze leveren niet alleen het systeem, maar blijven betrokken. »
De ideale interface
De opdracht is helder: twee systemen moeten effectief met elkaar gaan praten. Dat is een opdracht waarin de specialisten van Popay graag hun tanden zetten. “Popay heeft een connector op maat gebouwd en deze uitvoerig getest. Dit hebben zij in korte tijd voor elkaar gekregen, omdat ze hier veel ervaring mee hadden. Deze connector draait iedere dag, checkt of de gegevens in het basissysteem gewijzigd zijn en stuurt dit door naar het andere systeem”, aldus Jean-Philippe. “Dit stukje automatisering bespaart ons enorm veel tijd en we kunnen altijd met de actuele gegevens werken. We hebben met Popay een beheerscontract afgesloten, zodat zij ervoor zorgen dat deze interface altijd goed werkt. Ook bij wijzigingen of andere vragen staan de experts meteen voor ons paraat. Het is niet zo dat ze alleen maar het systeem opleveren en klaar. Ze blijven betrokken. Ook als wij handjes te kort hebben, springen zij bij. Ze kennen onze organisatie en de systematiek, dus dat werkt goed. We worden volledig ontzorgd in ons payrollproces.”
« Het is een openbaring om met Popay samen te werken.
Ze denken mee, zijn transparant en zoeken altijd naar werkbare oplossingen.»
Stille, betrouwbare kracht
Het team van Baxter België werkt bijzonder graag samen met het team van Popay. En dat is niet voor niets. “De specialisten bij Popay beheersen de materie heel goed. Dat merkten wij al direct tijdens het eerste kennismakingsgesprek”, vertelt Jean-Philippe. “Ze kwamen heel rustig binnen zonder een hoop poeha. Ik werk met heel veel leveranciers samen, maar Popay is echt één van onze besten. De kennis die ze in huis hebben is goed, ze denken heel sterk mee met de klant én ze zijn transparant. Maar het belangrijkste is dat ze altijd zoeken naar oplossingen die werkbaar zijn. En dáár zit een groot verschil met andere leveranciers. Soms reiken leveranciers oplossingen aan zonder de negatieve kanten te belichten. Dan word je achteraf geconfronteerd met de nadelen. Als je die had geweten, had je misschien een andere keuze gemaakt. Popay doet dat niet. Als zij met een oplossing komen, vertellen ze altijd ‘dit is het voordeel en dat is het nadeel’. Ook als ze iets nog niet zeker weten, geven ze dat eerlijk aan. Dan willen ze dat eerst testen en komen er later op terug. Het is echt een openbaring om met hen te werken. En dat vind ik niet alleen, dat vinden alle mensen hier intern die met Popay werken. Je kan ze een jaar lang niet spreken omdat alles goed loopt, maar zodra je mailt krijg je direct een antwoord waarmee je verder kunt. Altijd”, sluit Jean-Philippe af.
Benieuwd wat Popay Unify voor jou kan betekenen ?
