Wat als je verzuimgegevens niet handmatig hoeft over te nemen, maar automatisch in het juiste systeem belanden? Dankzij een slimme integratie tussen het HR-systeem van AVR en het verzuimportaal van Human Business Support (HBS), is dat precies wat er gebeurt. Geen dubbele handelingen meer, geen foutmeldingen, geen omwegen via aparte portalen. Gewoon: één klik in de vertrouwde omgeving van AVR en alles staat waar het moet staan. Popay bouwde de koppeling die techniek en gebruiksgemak naadloos verbindt.

Verzuimbegeleiding met mens en systeem op één lijn
Als erkende arbodienst ondersteunt HBS bedrijven in heel Nederland met verzuimbegeleiding, duurzame inzetbaarheid en organisatieontwikkeling. Samen met werkgevers werken ze aan aantoonbaar werkfitte medewerkers. “Onze rol is ondersteunend, maar niet leidend”, vertelt Margareth Uitdehaag – Bol, teamleider Proces & Support. “De leidinggevende voert het gesprek, wij bewaken het proces. Zodat de medewerker centraal blijft staan.”

Van handmatig gedoe naar slimme uitwisseling
Een van de klanten van HBS Werkt is AVR, een toonaangevend afval- en energiebedrijf. AVR werkt met Oracle als HR-systeem. HBS met Dossiermanager. Om bij ziekte of wijziging in dienstverband goed te kunnen ondersteunen, moeten gegevens tussen beide systemen uitgewisseld worden. En dat bleek in de praktijk minder vanzelfsprekend dan gedacht.

“Normaal gesproken gebruiken we een CIVI-standaard voor dit soort koppelingen,” legt Margareth uit. “Maar niet alle systemen leveren zo’n standaard aan. Popay heeft voor AVR de koppeling gebouwd die dit wél mogelijk maakt.”

De koppeling die het verschil maakt
De koppeling vertaalt de data vanuit Oracle naar een formaat dat Dossiermanager begrijpt. Daardoor kan HBS Werkt automatisch en foutloos gegevens ontvangen van AVR: ziekmeldingen, mutaties, adreswijzigingen: alles komt in het juiste formaat binnen.

“Voor AVR betekent het tijdwinst, omdat ze maar één keer iets hoeven in te voeren. Voor ons betekent het minder foutmeldingen en minder handwerk. En de documenten die wij genereren, kunnen dankzij de koppeling ook meteen terug naar het systeem van AVR. Zij hoeven dus niet meer apart in te loggen in ons webportaal. Het zit gewoon in hun eigen omgeving.”

Meer dan techniek: communicatie telt
Hoewel het grootste deel van de implementatie al was uitgevoerd voordat Margareth bij HBS begon, ervaart zij de samenwerking met Popay nog steeds iedere keer als prettig. “Ik heb al vijf jaar dezelfde contactpersoon bij Popay. Dat maakt het schakelen heel makkelijk. We kunnen gewoon even een Teams-call doen en ze leggen het altijd helder uit. Ook als je technisch minder onderlegd bent, zoals ik.”

Die directe lijn is voor haar van grote waarde. “Het voelt alsof ik gewoon Popay mag bellen als er iets is. Natuurlijk stem ik dat wel af met AVR, maar de lijntjes zijn kort. En dat werkt echt fijn.”

Blijven verbeteren
De koppeling is geen statisch product. “Popay blijft continu doorontwikkelen. Er worden regelmatig verbeteringen aangebracht. Ze denken actief mee met wat er beter kan. Dat maakt het verschil.” Ook al is AVR de opdrachtgever, de samenwerking tussen Popay en HBS voelt als een driehoek waarin iedereen elkaar begrijpt. “Popay schakelt niet alleen met AVR, maar ook met ons. Dat maakt het persoonlijk en doeltreffend. En misschien is dat wel het leukste: wij zijn drie grijze vrouwtjes in een technische wereld en toch begrijpen we elkaar en werkt het perfect.”

“In vijf jaar tijd heb ik echt een connectie opgebouwd met Popay. Ze denken mee, leggen duidelijk uit en leveren oplossingen die werken.”
Margareth Uitdehaag-Bol – Teamleider Proces & Support (HBS)