De Federal Learning Account verdween. Je vijf verplichtingen rond de individuele opleidingsrekening bleven, en je beheert ze nu volledig zelf.
Januari 2026: de Federal Learning Account (FLA) verdween. Voor veel werkgevers voelde dat als een opluchting, want die overheidstool vroeg veel administratie en die last valt nu weg.
Tegelijk leeft er een begrijpelijk misverstand: dat met de FLA ook de plicht verdween om opleidingen bij te houden. Dat is niet zo, en het is goed om dat samen even scherp te krijgen. De verplichtingen rond het individueel opleidingsrecht, uit de Arbeidsdeal, bestonden al langer. Wat verandert, is dat je ze nu in eigen beheer invult, zonder overheidstool. Geen reden tot zorgen: het is heel goed te organiseren.
Dit zijn de verplichtingen waaraan je voldoet, of de FLA nu bestaat of niet. Ze vloeien voort uit de Arbeidsdeal, aangevuld met sectorale afspraken.
Bedrijven met 20+ werknemers kennen minimaal 5 trainingsdagen per voltijdse werknemer per jaar toe. Tussen 10 en 19 werknemers: gemiddeld 1 dag, berekend over de cyclus.
5 dagen · 20+ werknemersOngebruikte dagen vervallen niet. Ze worden overgedragen naar het volgende jaar, tot de cyclus eindigt. De teller reset pas eind 2028. Tot dan tellen alle ongebruikte dagen mee.
Reset eind 2028Minstens één keer per jaar informeer je elke medewerker schriftelijk of digitaal: toegekende dagen, opgenomen dagen, resterend saldo en overdracht. Nieuwe medewerkers krijgen die info bij indiensttreding.
1× per jaar · schriftelijkMedewerkers mogen op elk moment hun opleidingsrekening raadplegen: saldo, gevolgde trainingen, opgenomen dagen. En ze moeten fouten kunnen aanvechten.
Altijd raadpleegbaarBedrijven met 20+ werknemers dienen vóór 31 maart een formeel opleidingsplan in: welke trainingen, voor welke doelgroepen, gekoppeld aan bedrijfsdoelstellingen, met monitoring. Het plan gaat ter advies naar de ondernemingsraad.
Vóór 31 maartVeel bedrijven starten met een Excel, heel begrijpelijk, want het is wat voorhanden is. Maar naarmate je organisatie groeit, loopt een spreadsheet op drie vlakken tegen haar grenzen aan.
Per medewerker: beginstand, toekenning, opgenomen uren, overdracht, saldo en cyclus-fase. Bij 100+ medewerkers en meerdere trainingstypes loopt dat snel op. En pro-rata voor deeltijders maakt het extra bewerkelijk.
Zonder audit trail of leesbevestigingen is het lastig om aan te tonen dat medewerkers hun gegevens gezien hebben. Bij een controle van de sociale inspectie wil je dat bewijs gewoon helder op tafel kunnen leggen.
Het blijft niet bij één keer invullen: je houdt het continu bij én je communiceert erover. En medewerkers willen het terecht weten: "Hoeveel dagen heb ik nog?" Dat verdient een vlotter antwoord dan een spreadsheet kan geven.
Per medewerker alles bijhouden: beginstand, toekenning, opgenomen uren, overdracht, saldo en cyclus-fase. En dat handmatig overtypen tussen systemen: dat is dubbel werk. Het goede nieuws? Het kan een stuk eenvoudiger.
Goed nieuws: je hoeft hier niet alleen voor te staan. Binnen Popay HR werken de verschillende modules naadloos samen. De gegevens worden beheerd en bijgehouden in Popay Learn. Via Popay Docs worden die gegevens automatisch omgezet in een correcte opleidingsrekening per medewerker.
Wie volgt welke training, hoeveel uren, voltijds/deeltijds, start- en einddatum, type (formeel/informeel, intern/extern, klassikaal of e-learning). Alles wordt beheerd en bijgehouden in Popay Learn, gewoon als onderdeel van je dagelijkse werking, zonder dubbel werk.
Vanuit Popay Docs worden de gegevens uit Popay Learn automatisch omgezet: saldo, overdracht en pro-rata worden berekend en gegoten in een individuele opleidingsrekening (PDF) per medewerker, met ruimte voor digitale leesbevestiging, en automatisch gearchiveerd met timestamp.
Je hebt het bewijs dat je je informatieplicht netjes bent nagekomen: medewerkers hebben hun document gezien en bevestigd. Verplichting 1 tot 4 zijn volledig afgedekt, zonder stress.
Het verschil tussen beide werkwijzen is niet subtiel:
Een situatie die herkenbaarder is dan je zou denken, en precies daar maakt een goede aanpak het verschil.
Interne en externe trainingen, pro-rata berekeningen, mensen die midyear in en uit dienst gaan. Handmatig is dat 2 à 3 weken werk, en nog steeds zonder sluitend bewijs.
Het werk: één muisklik. Vanuit Popay Docs rolt de actuele opleidingsrekening als PDF uit de gegevens van Popay Learn, en je kunt er een leesbevestiging voor versturen. En het inzagerecht is volledig gedecentraliseerd: elke medewerker kan op elk moment zelf zijn geactualiseerde opleidingsrekening opvragen.
Wie 4/5 werkt, krijgt 4 dagen i.p.v. 5, berekend over de cyclus. Popay HR rekent dit automatisch op basis van het arbeidsregime in het personeelsdossier.
Wie in september start, krijgt een afgeslankt krediet voor de resterende maanden. Snel en correct te berekenen, zonder handwerk.
Loopt van 2024 tot eind 2028. Het systeem onthoudt per medewerker de cyclus-fase en hoeveel dagen van vorig jaar overgaan.
Bewaar opleidingsrekeningen zorgvuldig. Bij een eventueel arbeidsgeschil heb je alles traceerbaar bij de hand.
Je hoeft geen complex traject op te zetten. Activeren gaat in twee stappen.
Samen met je Popay-consultant overloop je de details van de opleidingsrekening-template en jullie specifieke wensen. Daarbij bekijken jullie samen welke informatie nodig is om een opleidingsrekening aan te maken.
Popay zet jullie configuratie klaar. Vanaf dan rolt de opleidingsrekening mee in je dagelijkse werking.
Naast de opleidingsrekening werkt Popay Docs naadloos samen met alle andere Popay Learn-documenten, én met andere documenttypes die je als HR helemaal naar eigen wens kunt configureren.
Je vijf verplichtingen liggen nu volledig in eigen hand, en dat hoeft geen last te zijn. Voor grotere organisaties blijft handmatig beheer lastig schaalbaar, dus helpt het enorm als trainingen, saldi, communicatie en archivering gewoon vanzelf op hun plek vallen.
Met Popay HR regel je vandaag de verplichtingen 1 tot 4 volledig automatisch, en verzamel je meteen de trainingsdata die je nodig hebt voor je jaarlijks opleidingsplan (#5). En het mooiste: het groeit gewoon mee met hoe je vandaag al werkt.
Compliance hoeft geen administratief monster te zijn. Met de juiste koppeling is ze een nevenproduct van hoe je dagelijks werkt.
Veel werkgevers met 100+ medewerkers zoeken nu hun weg in dit vraagstuk. We denken graag met je mee over hoe je Popay HR optimaal inzet voor een zorgeloze compliance.
