Popay verkort workflow nieuwe medewerkers aanzienlijk bij Radboudumc
Deel
Gepubliceerd op
12 Feb 2025
Interview met Radboudumc
Zo’n 20.000 medewerkers. Waarvan 11.000 personeel in loondienst en 9.000 niet in loondienst zoals stagiaires, uitzendkrachten, outsourcing, gasten en vrijwilligers. Iedere maand gemiddeld 500 nieuwe aanmeldingen. In totaal 60 verschillende soorten contracten
En voordat iemand in dienst komt, moeten de diploma’s gecheckt worden, de Verklaring Omtrent Goed gedrag (VOG) in huis zijn én een medische screening hebben plaatsgevonden. Dit alles zorgde in het Radboudumc in Nijmegen bij het aannemen van nieuw personeel voor een workflow die zomaar 6 weken kon duren. Tijd voor digitalisering en automatisering.
Het resultaat ? Nu is het mogelijk om het in één dag te organiseren als ze dat zouden willen
Hetty Dortmans (manager HR Services) en Silvia Verstegen (projectleider Informatiemanagement) vertellen ons hoe zij dat samen met Popay voor elkaar hebben gekregen.
Maak kennis met ‘project Welkom’ !
Bij het Radboudumc werken 1.500 tot 2.000 medewerkers die nieuwe mensen mogen aannemen. Het proces begint bij de leidinggevende: deze vraagt basisgegevens op van de nieuwe collega waarmee een profiel wordt aangemaakt. Dan beginnen alle screenings, testen en het aanvullen van gegevens, totdat alles compleet is en het arbeidscontract kan worden getekend.
Waar dit eerst soms wel 6 weken kon duren, kan iemand nu binnen een paar uur op de payroll van het ziekenhuis staan.
De wens van HR : tijd besparen en efficiënter werken
Hetty is verantwoordelijk voor de HR Services, waaronder de ondersteuning van het proces in-, door- en uitstroom van medewerkers. Daarbij wil zij dat de collega’s binnen haar teams de leidinggevenden en nieuwe medewerkers zo goed mogelijk ondersteunen. “Het hele proces vanaf de keuze van een kandidaat tot het getekende contract was bij veel collega’s een doorn in het oog”, vertelt Hetty. “We werkten al met een uitgebreide HR Zelfservice tool, waarbij alle systemen aan elkaar zijn gekoppeld door Popay. Maar we waren klaar voor een volgende stap. We wilden het voortraject van het opstellen van een arbeidsovereenkomst volledig digitaliseren en automatiseren. Het doel ? Tijd besparen en gegevens maar eenmalig vastleggen. Vanuit de afdeling Informatiemanagement is Silvia als projectleider aangehaakt en samen met mij hiermee aan de slag gegaan.”
Silvia vult aan: “Ik vind het leuk om met ICT-projecten bezig te zijn, opdrachten met een kop en een staart. Hier lag een concrete vraag op tafel. Voorheen moesten nieuwe medewerkers wel drie keer dezelfde gegevens invullen op verschillende formulieren en dit moest vervolgens door HR weer worden overgetypt. En als er dan een arbeidscontract ter ondertekening klaarlag, moest dit door meerdere personen ondertekend worden. Het is van de ene kant naar de andere kant van ons terrein 20 minuten lopen, dus dat was enorm tijdrovend. Ook acties rondom het uitvragen van screenings en het vastleggen van de resultaten ging allemaal handmatig. ”
« Ze denken bij Popay niet alleen mee over de techniek,
maar ook over het proces. Dat helpt enorm.. »
Hetty Dortmans — manager HR Services
Maatwerk door Popay : meedenken in techniek én proces
Bij zo’n wens is het de vraag : hoe ga je dat realiseren ?
Hetty legt uit: “We hebben binnen HR Zelfservice gekeken naar mogelijkheden om het instroomproces te automatiseren en digitaliseren. Wij werken met Oracle EBS, die optie onderzochten we als eerst omdat dat ons bronsysteem is. Dan heb je geen extra schakels of koppelingen nodig. Als we van Oracle zouden afstappen, gaf dat voor Radboudumc beperkingen en technisch te weinig mogelijkheden. Wij kenden Popay al, zij hebben eerder onze HR Zelfservice volledig ingericht, dus we zijn als eerst met hen gaan praten.”
Nadat Radboudumc besloot met Popay verder te gaan, is de samenwerking meteen van start gegaan. De expertise en het vertrouwen waren aanwezig.
Silvia vertelt: “Aan de voorkant hebben we een jaar lang wekelijks overleg gehad met Pim van Popay en het projectteam van Radboudumc, om alles inhoudelijk voor te bereiden. We wisten welke processen we wilden automatiseren, maar nog niet hoe. Ik vind dat Popay daar veel expertise heeft ingebracht. Zij weten hoe de HR-processen werken, ook bij andere klanten, en konden ons daarom goed adviseren. Hoe je alle stappen logisch achter elkaar kan zetten en bij elkaar kan brengen.” Hetty vult aan: “Ze denken bij Popay inderdaad niet alleen mee over de techniek, maar ook over het proces. Dat helpt ontzettend.”
« Het proces was helder, maar de detailinvulling voor de verschillende soorten contracten bleek best complex te zijn. Popay heeft met hun expertise een vertaalslag weten te maken naar de oplossing.” »
Silvia Verstegen — projectleider Informatiemanagement
Complexe puzzel : tot in detail opgelost
Al twee jaar werken Hetty, Silvia, het projectteam en het team van Popay hard aan dit project—eerst een jaar voorbereiding, gevolgd door een jaar implementatie.
“We hadden in het begin niet ingeschat dat we zoveel tijd nodig zouden hebben,” legt Silvia uit. “Het nieuwe proces was in grote lijnen duidelijk en eenvoudig, maar de details van de verschillende contracttypes bleken behoorlijk complex. We hebben tot 60 verschillende contractvormen en moeten onderscheid maken tussen medewerkers met en zonder dienstverband. Wanneer je dit omzet naar een technologisch systeem, ontstaan er uitzonderingen. Die moeten vervolgens worden aangepast, hetzij in het proces, hetzij in het systeem. Popay heeft met zijn expertise geholpen om dichter bij de juiste oplossing te komen. Op basis van de gegevens die de nieuwe medewerker invoert, worden de juiste processen nu volledig automatisch opgestart en wordt het juiste contract gegenereerd—met de correcte bijlagen en in de juiste taal.”
Hetty voegt toe: “We hebben nu één centrale bron waarin alle gegevens worden opgeslagen. Medewerkers voeren hun informatie één keer in en vanuit deze bron wordt alles automatisch verspreid—bijvoorbeeld voor medische keuringen, diploma-aanvragen of verklaringen van goed gedrag. Voorheen moest dit allemaal gebeuren via aparte formulieren of verschillende systemen met losse koppelingen. Nu, als de arbeidsovereenkomst digitaal wordt ondertekend, wordt deze automatisch gekoppeld aan de salarisverwerking en de integratie van alle documenten in het digitale personeelsdossier. Daarmee is het proces afgerond. Zodra medewerkers aan de slag gaan, krijgen ze toegang tot het HR Self-Service portaal. Ze kunnen hun dossier inzien, documenten ophalen, wijzigingen doorvoeren, verlof aanvragen en meer.”
«We gebruiken het systeem sinds 12 april en we zien nu al de aanzienlijke voordelen van de implementatie en de versnelling van het proces. »
Hetty Dortmans — Hoofd HR Services
Businesscase : voordelen op korte en lange termijn
Dan is natuurlijk de vraag : is de businesscase compleet ? Gelukkig is Hetty daar volmondig positief over.
“Wanneer je in een project zoals dit investeert, moet je ook een rendement op die investering kunnen zien. We gebruiken het systeem sinds 12 april en we merken nu al aanzienlijke voordelen van de implementatie en de versnelling van het proces.
We boeken vooruitgang op meerdere vlakken. Allereerst besparen we enorm veel tijd met 500 nieuwe registraties per maand. We kunnen nieuwe collega’s veel sneller onboarden, wat een groot voordeel is gezien de huidige krapte op de arbeidsmarkt. Daarnaast controleerde de salarisadministratie vroeger alle gegevens handmatig aan het einde van het proces. Nu hoeft dit team die taak niet langer uit te voeren. De auditor heeft het systeem beoordeeld en goedgekeurd: omdat alles digitaal goed is ingericht, met meerdere controles door bevoegde personen, is een laatste handmatige verificatie niet meer nodig. Dit leidt ook tot aanzienlijke besparingen op arbeidskosten.”
Managers zijn ook zeer tevreden over het systeem, zegt Silvia:
“Managers kunnen nu in één oogopslag zien in welke fase van het proces een nieuwe medewerker zich bevindt. Ze hoeven HR niet meer te bellen om dit te achterhalen. Als iets te lang duurt, geeft het systeem een signaal. Dit betekent dat ze niet langer zelf actief hoeven te volgen—ze kunnen op elk moment zien wat nog in behandeling is en wat de huidige status is. Het feit dat nieuwe medewerkers hun gegevens volledig digitaal vanuit huis kunnen indienen, is natuurlijk een prachtig visitekaartje voor Radboud University Medical Center.”
« Ik geloof dat we een zeer sterk resultaat hebben behaald. Wat we samen met Popay hebben opgebouwd, inclusief de interactie met externe systemen, bestaat niet als een kant-en-klaar product op de markt. »
Silvia Verstegen —Projectmanager Informatiebeheer
Zeer trots op deze unieke prestatie
Zeggen dat Hetty en Silvia trots zijn op deze prestatie zou een understatement zijn.
Hetty: “Ik ben ontzettend trots en ik laat het ook graag weten. We hebben regelmatig overleg met andere UMC’s, en dat heeft ons laten zien dat we op dit gebied echt vooroplopen. Natuurlijk hebben andere ziekenhuizen ook processen geautomatiseerd en gedigitaliseerd, maar onze oplossing is echt compleet. Het omvat diploma-verificatie, de aanvraag van een verklaring van goed gedrag, medische keuringen en digitale ondertekening. Dit is ook de beperking van een standaard systeem—het biedt deze opties niet. Door het zelf te ontwikkelen met een partner zoals Popay, hebben we veel meer technische mogelijkheden.”
Silvia is ook trots. “Ik geloof dat we een zeer sterk resultaat hebben behaald. Zelfs nu we live zijn, zie je dat de details en uitzonderingen zo goed vooraf zijn doordacht dat alles soepel verloopt. Wat we samen met Popay hebben opgebouwd, inclusief de interactie met externe systemen, bestaat niet als een kant-en-klaar product op de markt—althans niet op deze schaal, met al zijn variaties. Daarnaast werken we dankzij deze digitalisering volledig papierloos en ondertekenen we documenten digitaal, wat ook gunstig is voor het milieu.”
« Popay traint onze applicatie- en functioneel beheerders zodat we het systeem intern kunnen beheren. »
Hetty Dortmans — Hoofd HR Services
Mogelijkheden voor de toekomst
Hetty ziet nog meer mogelijkheden voor het Radboud University Medical Center. “Voordat iemand wordt aangenomen, is er een wervings- en selectieproces waarbij veel communicatie komt kijken. Dit kunnen we nog verder integreren in digitalisering en automatisering. Na het ondertekenen van het contract moeten verschillende praktische zaken worden geregeld, zoals een telefoon, een laptop, een sleutel en een toegangspas,” legt Hetty uit.
“In de toekomst willen we ook de voor- en nafasen van het wervings- en selectieproces automatiseren. Maar laten we voor nu beginnen met wat we hebben. Popay traint onze applicatie- en functioneel beheerders zodat ze het systeem zelfstandig kunnen beheren. Daarnaast biedt Popay doorlopende ondersteuning via trainingen. We zijn meer dan tevreden,”* concludeert Hetty enthousiast.
Stroomlijn uw HR-beheer en bespaar tijd met onze op maat gemaakte oplossingen.
