Popay raccourcit considérablement le flux de travail associé aux nouveaux collaborateurs du Radboud University Medical Center

Publié le

16 Oct 2022

entretien avec le Radboud University Medical Center

Quelque 20 000 collaborateurs. Dont 11.000 sont des salariés et 9.000 des non-salariés tels que des stagiaires, du personnel intérimaire, des sous-traitants, des invités et des bénévoles. Une moyenne de 500 nouvelles demandes chaque mois. Un total de 60 types de contrats différents.

Avant qu’une personne ne soit engagée, ses diplômes doivent être vérifiés, elle doit avoir un certificat de bonnes vie et mœurs, et passer un examen médical. Tout cela générait, lors du recrutement de nouveaux collaborateurs du Radboud University Medical Center à Nijmegen, un flux de travail qui pouvait facilement prendre six semaines. Il était grand temps de digitaliser et d’automatiser.

Le résultat ? Le processus est désormais possible en un jour si nécessaire.

Hetty Dortmans (responsable des services RH) et Silvia Verstegen (chef de projet Gestion de l’information) nous racontent comment elles y sont parvenues avec Popay.

Voici le projet Welcome !

Le Radboud University Medical Center emploie 1 500 à 2 000 personnes qui peuvent embaucher de nouvelles personnes. Le processus commence avec le manager : il demande au nouveau collègue des données de base qui servent à créer un profil. Ensuite, la sélection, les tests et le remplissage des données commencent, jusqu’à ce que tout soit terminé et que le contrat de travail puisse être signé. Alors qu’auparavant, ce processus pouvait parfois prendre jusqu’à six semaines, aujourd’hui, une personne peut être inscrite dans le registre salarial de l’hôpital en quelques heures.

Le souhait des RH : gagner du temps et travailler plus efficacement

Hetty est responsable des services RH, et cela comprend le soutien au processus d’entrée, de transfert et de sortie des employés. Ce faisant, elle souhaite que les collègues au sein de ses équipes soutiennent au mieux les managers et les nouveaux collaborateurs. « Tout le processus, du choix du candidat à la signature du contrat, était fastidieux pour de nombreux collègues », explique Hetty. « Nous travaillions déjà avec un outil de self-service RH complet, avec tous les systèmes reliés entre eux par Popay. Mais nous étions prêts à passer à l’étape suivante. Nous voulions digitaliser et automatiser entièrement le processus préliminaire de rédaction d’un contrat de travail. Le but ? Gagner du temps et ne saisir les données qu’une seule fois. Depuis le département de gestion de l’information, Silvia a rejoint le projet en tant que chef de projet et a commencé à travailler avec moi. »

Silvia ajoute : « J’aime travailler sur des projets ICT, des missions qui ont un sens. Il y avait là une question concrète sur la table. Auparavant, les nouveaux collaborateurs devaient remplir trois fois les mêmes informations sur des formulaires différents, qui devaient ensuite être encodées par les RH. Puis, lorsqu’un contrat de travail était prêt à être signé, il devait l’être par plusieurs personnes. Il faut compter 20 minutes de marche d’un bout à l’autre de notre site, ce qui nous fait perdre énormément de temps. De même, les actions relatives aux demandes d’examen et à l’enregistrement des résultats étaient toutes effectuées manuellement. »

« Chez Popay, on ne pense pas seulement à la technologie, mais aussi au processus.
Cela aide énormément. »
Hetty Dortmans — responsable des services RH

Personnalisation par Popay : réflexion sur la technique et le processus.

Avec un tel souhait, la question est : comment allez-vous le réaliser ? Hetty explique : « Au sein du self-service RH, nous avons cherché des moyens d’automatiser et de digitaliser le processus d’admission. Nous travaillons avec Oracle EBS, et avons d’abord étudié cette option car c’est notre système source. Il ne faut donc pas de liens ou de coupleurs supplémentaires. Renoncer à Oracle présentait pour le Radboud University Medical Center trop de limites et trop peu d’options techniques. Nous connaissions déjà Popay, ils avaient déjà entièrement mis en place notre Self-Service RH, nous sommes donc allés les voir en premier. »

Dès que le Radboud University Medical Center a décidé d’aller plus loin avec Popay, la collaboration a commencé immédiatement. L’expertise et la confiance étaient là.

Silvia raconte : « En amont, nous avons eu pendant un an une réunion hebdomadaire avec Pim de chez Popay et avec l’équipe de projet du Radboud University Medical Center pour tout préparer en termes de contenu. Nous savions quels processus nous voulions automatiser, mais pas encore comment. Je pense que Popay y a apporté une grande expertise. Ils connaissent le fonctionnement des processus RH, même chez d’autres clients, et ont donc été en mesure de nous conseiller. Notamment pour savoir comment enchaîner logiquement toutes les étapes et les rassembler. » Hetty ajoute : « En effet, chez Popay, on ne pense pas seulement à la technologie, mais aussi au processus. Cela aide énormément. »

« Le processus était clair, mais le détail des différents types de contrats s’est avéré assez complexe. Popay a su apporter son expertise pour trouver la solution. »
Silvia Verstegen — chef de projet gestion de l’information

Un puzzle complexe résolu jusque dans les moindres détails

Depuis deux ans, Hetty, Silvia, l’équipe du projet et l’équipe Popay sont au travail. D’abord une année de préparation, puis une année de mise en œuvre. « Nous n’avions pas estimé à l’avance que nous aurions besoin d’autant de temps », explique Silvia. « Le nouveau processus était clair et simple dans ses grandes lignes, mais s’est avéré assez complexe pour le détail des différents types de contrats. Nous avons jusqu’à 60 formes de contrat différentes, et devons faire face à une différence entre les collègues salariés et non-salariés. Lorsque vous commencez à transposer cela sur le plan technologique, des exceptions apparaissent. Elles doivent ensuite être ajustées dans le processus ou dans le système. Popay a pu apporter son expertise en matière de contenu pour nous rapprocher de la solution. Sur la base des données saisies par le nouveau collaborateur, les processus appropriés sont désormais lancés de manière entièrement automatique et le contrat adéquat est établi. Avec les bonnes annexes, et dans la bonne langue.

Outre ce nouveau système développé par Popay, il fallait également communiquer avec quatre autres systèmes. Les experts techniques de Popay ont également réussi à créer ces liens en collaboration avec les experts des systèmes externes. »

Hetty ajoute : « Nous avons maintenant une seule source avec toutes les données. Les collaborateurs remplissent leurs données une fois et celles-ci sont envoyées partout depuis la source. Comme le contrôle médical, la demande de diplômes ou de certificat de bonnes vie et mœurs. Auparavant, tout cela devait se faire par le biais de courriers séparés ou de systèmes séparés avec une connexion. Si le contrat de travail est signé numériquement, il est automatiquement lié au traitement des salaires et à l’intégration de tous les documents dans le dossier personnel numérique. Et le processus est terminé. Une fois que vous entrez en service, vous avez accès au Self-Service RH. Les collaborateurs peuvent accéder à leurs dossiers, récupérer des documents, soumettre des modifications, demander des congés, etc. »

« Nous travaillons avec le système depuis le 12 avril et nous constatons déjà les grands avantages de son utilisation et de l’accélération du processus. »
Hetty Dortmans — responsable des services RH

Analyse de rentabilité : bénéfices à court et à long terme

Ensuite, bien sûr, la question est : l’analyse de rentabilité est-elle complète ?

Heureusement, Hetty répond résolument par l’affirmative. « Quand vous investissez dans un tel projet, vous devez être en mesure de récupérer cet investissement. Nous travaillons avec le système depuis le 12 avril et nous constatons déjà les grands avantages de son utilisation et de l’accélération du processus. Nous faisons des progrès dans plusieurs domaines. Tout d’abord, avec ces 500 nouvelles inscriptions par mois, nous gagnons énormément de temps. Nous pouvons accueillir de nouveaux collègues beaucoup plus rapidement. C’est une très bonne chose compte tenu de la pénurie actuelle sur le marché de l’emploi. En outre, l’administration salariale vérifiait auparavant toutes les données manuellement à la fin du processus. Maintenant, cette équipe ne doit plus s’en charger. L’auditeur l’a vérifié et approuvé : comme tout est bien mis en place numériquement, avec toutes sortes de contrôles par des personnes autorisées, le contrôle final n’est pas nécessaire. Cela permet aussi d’économiser de la main-d’œuvre. »

Les responsables sont également très satisfaits de ce système, affirme Silvia : « Les responsables peuvent désormais voir en un seul coup d’œil à quel stade du processus se trouve un nouveau collaborateur. Ils n’ont donc plus besoin d’appeler les RH pour le savoir. Si cela prend trop de temps, le système vous le signalera. Vous n’avez donc plus besoin d’assurer vous-même un suivi actif, vous pouvez voir à tout moment ce qui est encore en cours et quel est le statut. Le fait que les nouveaux collaborateurs puissent soumettre leur contribution de manière entièrement numérique depuis leur domicile, c’est bien sûr une excellente carte de visite pour le Radboud University Medical Center. »

« Je pense que nous avons atteint un très bon résultat. Ce que nous avons construit avec Popay, y compris l’interaction avec les systèmes externes, n’existe
pas sur le marché en tant que produit. »
Silvia Verstegen — chef de projet gestion de l’information

Très fières de ce résultat unique

Dire qu’Hetty et Silvia sont fières de ce résultat est un euphémisme. Hetty : « Je suis super fière et je le fais savoir. Nous avons des consultations régulières avec d’autres UMC, ce qui nous a permis de voir que nous étions vraiment à la pointe dans ce domaine. Bien sûr, d’autres hôpitaux ont également automatisé et digitalisé des processus, mais chez nous, la solution est complète. Elle comprend la vérification du diplôme, la demande d’un certificat de bonnes vie et mœurs, le contrôle médical et la signature numérique. C’est aussi la limite d’un système standard, qui n’offre pas ces options. En le développant soi-même avec un partenaire comme Popay, il y a techniquement beaucoup plus d’options. »

Silvia, elle aussi, est fière. « Je pense que nous avons atteint un très bon résultat. Même maintenant que nous sommes en direct, vous pouvez voir que les détails et les exceptions ont été si bien pensés en amont que tout fonctionne comme sur des roulettes. Ce que nous avons construit avec Popay, y compris l’interaction avec les systèmes externes, n’existe pas sur le marché en tant que produit. Du moins pas pour une telle ampleur, avec toutes ses variations. En outre, grâce à cette digitalisation, nous travaillons sans papier et signons numériquement, ce qui est bénéfique pour l’environnement. »

Des opportunités pour l'avenir

Hetty voit encore plus d’opportunités pour le Radboud University Medical Center. « Avant d’embaucher quelqu’un, vous êtes dans un processus de recrutement et de sélection où il y a beaucoup de communication. Nous pouvons encore inclure cela aussi dans la digitalisation et l’automatisation. Après la signature du contrat, toutes sortes de questions doivent être réglées, comme un téléphone, un ordinateur portable, une clé et un badge d’autorisation », explique Hetty. « Nous voulons également automatiser, plus tard, l’amont et l’aval du processus de recrutement et de sélection. Mais commençons avec ce que nous avons maintenant. Popay forme nos administrateurs d’applications et nos administrateurs fonctionnels afin qu’ils puissent gérer eux-mêmes le système. Popay assure également un suivi sous forme de formation. Nous sommes donc plus que satisfaits », conclut Hetty avec enthousiasme.

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