Claire Dessaer, HR Manager payroll en operationele diensten

Tijdens het upgraden van de systemen voor IT- en HR-management werd het ziekenhuis slachtoffer van een cyberaanval, waardoor de payroll werd verstoord.
Te midden van deze chaos vond het ziekenhuis een betrouwbare partner: Popay.

Drie Belgische ziekenhuizen gaan samen als H.U.B

In januari 2022 werd het officieel: drie Brusselse ziekenhuizen gingen samenwerken om het Academisch Ziekenhuis Brussel (H.U.B.) te vormen, een referentiecentrum van internationaal niveau in het hart van het Brusselse Gewest.

De drie ziekenhuizen – het Erasmusziekenhuis (inclusief zijn technische bedrijfseenheden, het Centrum voor Traumatologie en Revalidatie en het Centrum voor Geriatrische Revalidatie), het Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola en het Jules Bordet Instituut – behouden elk hun karakteristieke eigenschappen en omarmen een gezamenlijk doel: uitmuntende zorg, van diagnose tot behandeling, die voor iedereen toegankelijk is.

De missie van het H.U.B is drievoudig:

• Zorgverlening: het H.U.B verenigt experts uit alle domeinen van de gezondheidszorg en biedt zorgverlening van de hoogste kwaliteit aan álle patiënten.
• Onderzoek: het H.U.B is een referentiecentrum in de strijd tegen ziekten op alle gebieden van de gezondheid, gevormd door de vereniging van geavanceerde onderzoekscentra.
• Onderwijs: het H.U.B biedt kwaliteitsonderwijs voor alle beroepen in de gezondheidszorg.

Het was een kolossaal en ambitieus project, waarbij IT-tools geïmplementeerd werden om het HR-management in één gecentraliseerd systeem te verenigen en de gegevens van meer dan 6000 personeelsleden te migreren. Het proces was complex maar essentieel.

Drie IT-systemen in één

Al snel bleek het nodig om alle HR-gegevens te verenigen in één IT-oplossing. Na een aantal onderzoeken te hebben uitgevoerd, koos het team voor Pléiades, het systeem gebruikt door het Erasmusziekenhuis, als gezamenlijke tool voor HR-management.

H.U.B was in gesprek met meerdere specialisten, maar verkoos uiteindelijk om samen te werken met Popay, vanwege hun oplossing voor het digitaliseren van de payroll. Popay heeft het migreren van HR-gegevens op zich genomen, met een geschatte doorlooptijd van 11 maanden.

Het voorbereidende werk bestond uit het samenstellen van het projectteam en het samenbrengen van de relevante belanghebbenden (het interne team, bijdragers van Sopra – de ontwikkelaar van Pléiades – en Popay, dat ondersteuning bood voor projectmanagement). Het doel was om de gegevens uit ARNO, het systeem van het Jules Bordet Instituut, over te zetten naar de nieuwe infrastructuur.

De schaal van het project vormde geen obstakel voor dit team van experts, die aan de slag zijn gegaan met de aanvankelijke gegevensanalyse en klaarstonden om de migratie uit te voeren.

Een cyberaanval brengt een essentieel project in gevaar

Tot vrijdag 10 maart 2023 verliep alles volgens plan. Op die dag werd het migratieproject getroffen door een verwoestende cyberaanval die het werk van alle betrokken teams en belanghebbenden beschadigde.

De aanval was gericht tegen het IT-systeem van het UMC Sint-Pieter, waar de gegevens van het Jules Bordet Instituut werden gehost. In een ogenblik waren zowel het HR-managementsysteem als alle andere IT-infrastructuur aangetast. Het herstellen en beveiligen van patiëntgegevens, voorschriften en testuitslagen had de hoogste prioriteit.

Aangezien HR-gegevens geen prioriteit hadden en er geen duidelijkheid was over wanneer ze hersteld konden worden, was het de vraag hoe het personeel uitbetaald kon worden en hoe alle contracten beheerd konden worden. Hoe konden ze deze crisis weerstaan nu ze, zelfs na vier dagen hard werk door IT-experts en het federaal parket, niet wisten wanneer ze weer toegang zouden hebben tot het systeem?

Dit was het moment dat het hoofd van HR bij het Academisch Ziekenhuis Brussel, Claire Dessaer, besloot om actie te ondernemen. Ze nam contact op met Popay en voelde zich direct begrepen en gesteund door hun manager en project lead, Dorien Gielen. Ze wisten dat ze geen andere keus hadden dan een gewaagde reddingsoperatie op te zetten en het migratieproject in een stroomversnelling te brengen.

Popay organiseert een ongeëvenaarde reddingsoperatie op maat

Het werd Popay’s missie om alles te doen wat ze konden om de gegevens van het Jules Bordet Instituut in recordtijd naar Pléiades te migreren met behulp van hun oplossing Popay.Unify. Het was een complex en licht waanzinnig project, maar ook een uitdagend probleem dat snel opgelost moest worden.

Dorien Gielen coördineerde de teams met de bekwaamheid van een dirigent. Haar technici verzamelden de onvolledige gegevens uit het systeem van het Jules Bordet Instituut om ze op te schonen, te organiseren en aan te passen voor gebruik in een nieuwe infrastructuur die haar mensen volledig onbekend was.

Claire Dessaer hield overzicht over haar interne teams en controleerde alle gegevens op systematische en proefondervindelijke wijze. “Zonder het reactievermogen van het technische team van Popay en hun ondersteuning bij het coördineren hadden we het niet gered”, geeft ze toe.

De gegevens van maar liefst 1896 patiënten moesten met de grootste spoed worden overgebracht. “De cyberaanval dwong ons om binnen drie weken de gegevens van alle personeelsleden te analyseren, sjablonen te maken en de gegevens over te brengen naar Pléiades. Normaal gesproken zou dit onmogelijk zijn, maar dankzij onze tool en de inspanning van ons team konden we in korte tijd een geslaagde gegevensmigratie uitvoeren”, vertelt Gielen.

Een succesverhaal in recordtijd

Al het harde werk en de samenwerking tussen H.U.B, Sopra en Popay loonden zich. “Het project had 10 tot 12 maanden moeten duren, maar we hebben alles binnen 5 weken rond gekregen. Een waar succesverhaal”, stelt Dessaer. Dankzij de unieke tool Popay.Unify hebben de teams alle gegevens overgezet die nodig waren om te garanderen dat het personeel van het H.U.B tijdig werd uitbetaald.