Payrollservices uitbesteden als beginnend bedrijf : Riskante onderneming of een slimme beslissing ?
Deel
Gepubliceerd op
13 Feb 2025
Interview met Wave Senegal
Wanneer een start-up snel groeit en wordt uitgebreid naar andere landen, kan het slim zijn om sommige activiteiten van meet af aan uit te besteden, zodat u zich kunt concentreren op uw dagelijkse werkzaamheden. Dat is precies wat Wave, een organisatie die zich bezighoudt met mobiel geld en haar hoofdkantoor heeft in Senegal, heeft gedaan.
Zij besteedden al hun payrollingdiensten, inclusief software, uit aan Popay. Volgens Sory Kaba, Global Payroll Manager, en Yna Awa, Accounting Payroll Manager, was dit een beslissing die hen tot op de dag van vandaag veel kostbare tijd bespaart.
De missie : van Afrika het eerste cashloze continent
In 2017 lanceerde Wave een mobiele applicatie in Senegal voor contante stortingen en opnames, evenals voor peer-to-peer en zakelijke betalingen. Vandaag de dag zijn ze actief in Ivoorkust, Burkina Faso, Oeganda en Mali, en ze blijven zich uitbreiden naar andere Afrikaanse landen. Op een continent waar meer dan de helft van de bevolking geen bankrekening heeft, ontwikkelt Wave het eerste moderne financiële netwerk. De meeste Afrikanen hebben nog steeds geen toegang tot betaalbare middelen om geld te sparen, over te maken of te lenen voor het opstarten van een bedrijf of het onderhouden van hun gezin. Wave lost dit probleem op door technologie te gebruiken om een radicaal inclusief en uiterst betaalbaar financieel netwerk te ontwikkelen.
Een snelle groei bijhouden
Met miljoenen gebruikers en een voortdurende snelle groei nam Wave de slimme en vooruitziende beslissing om al in een vroeg stadium alle payrollactiviteiten uit te besteden.
Sory:Â “Vanwege de snelle groei die we doormaakten, hebben we al snel besloten om het salarisbeheer uit te besteden. Om te voorkomen dat er iets door de mazen van het net zou glippen, hebben we alle payrollfuncties uitbesteed.”
Yna : “In het begin was er zelfs geen payrollmanager, maar we groeiden zo snel dat we wilden dat alles zo efficiënt mogelijk verliep.”
« De medewerkers van Popay lijken precies te weten hoe ze te werk moeten gaan en welke regels in elk land van toepassing zijn. »
Payrollservices zijn essentieel
Wave gebruikt niet alleen de payrollsoftware die Popay heeft ontwikkeld en geïntegreerd in zijn eigen applicaties. Het zijn vooral de dagelijkse payrollbeheerdiensten die Popay levert, die de medewerkers van Wave vele kostbare uren besparen.
Sory : “We werken nauw met hen samen. Ze nemen veel verschillende taken op zich voor ons als het gaat om payrollbeheer.” Nieuwe aanwervingen, ontslagen, berekening van belastingen, overuren en bonussen. En dat alles gebeurt in een context van samenwerking met meerdere landen, die elk verschillende wetgevingen en regelgeving hebben op het gebied van belastingen en andere berekeningen. Het is een zeer complex proces.”
Yna :Â “En toch lijken de medewerkers van Popay met wie we samenwerken precies te weten hoe ze te werk moeten gaan en welke regels in elk land van toepassing zijn, zodat de lonen correct zijn. Dit bespaart ons veel tijd en we doen graag een beroep op hun expertise. Het is een complexe vorm van communicatie, vanwege alle gedetailleerde informatie en de verschillende wetten en regels. Ik kan hen op elk moment van de dag bellen voor uitgebreide antwoorden op mijn vragen.”
Een vlotte samenwerking
Wanneer je dagelijks zo nauw samenwerkt en zulke belangrijke en gedetailleerde informatie verwerkt, moet de samenwerking tussen beide bedrijven soepel verlopen. Dat is precies het geval voor Sory en Yna.
Sory : “Jolena, onze dagelijkse contactpersoon voor payrollbeheer bij Popay, doet er alles aan om onze tevredenheid te garanderen. Indien nodig kunnen we last-minute verzoeken indienen om ervoor te zorgen dat alles in orde is. We hebben een uitstekende werkrelatie. Ze zijn uiterst responsief en het is prettig om met hen samen te werken.”
Yna : “Ondanks het tijdsverschil is Popay altijd beschikbaar. Sommige loonwijzigingen zijn bijzonder belangrijk, en ik weet dat als ik om 7 of 8 uur ‘s ochtends bel, ik op tijd het juiste antwoord krijg.”
« In plaats van twee fulltime medewerkers in dienst te nemen, hebben we nu een volledig team van experts van Popay tot onze beschikking.»
Expertise en tijd zijn de grootste troeven
Het hebben van een team van toegewijde specialisten die de payrollbeheer van zo’n groot aantal medewerkers verzorgen, stelt je in staat om je tijd en energie aan andere zaken te besteden.
Sory : “Onze grootste winst is ongetwijfeld de tijdsbesparing op het gebied van payrollverwerking, het raadplegen van wetten en het uitvoeren van berekeningen. Dankzij deze werkwijze hoeven we alleen nog te controleren en goed te keuren, waardoor we ons op andere activiteiten kunnen concentreren. En wat expertise betreft: in plaats van twee fulltime medewerkers in dienst te nemen, hebben we nu een volledig team van experts van Popay tot onze beschikking !”
Geen enkel probleem in het systeem
Popay heeft de payrollbeheersoftware, ontwikkeld voor Wave, geïmplementeerd om alle bijbehorende activiteiten te verwerken. Wave gebruikt deze software voor wekelijkse of maandelijkse rapportages. Op de vraag of de software ooit problemen heeft ondervonden.
Sory antwoordt: “Het systeem kent nooit storingen of andere problemen. En als het systeem voor onderhoud moet worden stilgelegd, worden we van tevoren op de hoogte gebracht. Er zijn nooit verrassingen, we weten altijd wat we kunnen verwachten.”
Een goed partnerschap
De medewerkers van Popay en Wave die betrokken zijn bij payrollbeheer werken nu al enkele jaren samen. Om zich te kunnen blijven concentreren op de snelle groei die Wave in de nabije toekomst zal doormaken, zal dit partnerschap met Popay worden voortgezet.
Yna :Â “Samenwerken met Popay is een geweldige ervaring. Het team is altijd beschikbaar en het is erg prettig om met hen te werken. Ondanks het werk hebben we een vriendschappelijke en respectvolle relatie.”
Sory :Â “We kijken ernaar uit om onze samenwerking met Popay voort te zetten, we waarderen ons partnerschap echt.”
Waarom tijd verspillen aan complexe taken als u ze kunt vereenvoudigen ? Besteed uw HR-beheer uit aan experts en richt u op uw groei.
