Lorsqu’une start-up connaît une croissance rapide et s’étend à d’autres pays, il peut être judicieux d’externaliser certaines activités dès le départ, afin de pouvoir se concentrer sur les activités quotidiennes. C’est exactement ce qu’a fait Wave, une organisation qui s’occupe d’argent mobile et dont le siège est au Sénégal. Ils ont externalisé tous les services de paie, y compris le logiciel, à Popay. Selon M. Sory Kaba, Global Payroll Manager, et Yna Awa, Accounting Payroll Manager, cette décision leur fait encore gagner un temps précieux aujourd’hui.

En mission pour faire de l’Afrique le premier continent sans espèces
En 2017, Wave a lancé une application mobile au Sénégal pour le dépôt et le retrait d’espèces, ainsi que pour les paiements de pair à pair et d’entreprises. Aujourd’hui, ils sont présents en Côte d’Ivoire, au Burkina Faso, en Ouganda et au Mali, et ils cherchent toujours à s’étendre à d’autres pays d’Afrique. Sur un continent où plus de la moitié de la population n’a pas de compte bancaire, Wave développe le premier réseau financier moderne. La plupart des Africains n’ont toujours pas accès à des moyens abordables pour épargner, transférer ou emprunter l’argent dont ils ont besoin pour créer des entreprises ou subvenir aux besoins de leur famille. Wave résout ce problème en utilisant la technologie pour développer un réseau financier radicalement inclusif et extrêmement abordable.

Suivre une croissance rapide
Avec des millions d’utilisateurs et une croissance toujours rapide, Wave a pris la décision intelligente et prévoyante d’externaliser toutes les activités de paie à un stade précoce. Sory : « C’est en raison de la croissance rapide que nous connaissions que nous avons rapidement décidé d’externaliser la gestion des salaires. Afin d’éviter que quoi que ce soit ne passe à travers les mailles du filet, nous avons externalisé toutes les fonctions de paie. »
Yna : « Au début, il n’y avait même pas de responsable des paies, mais nous nous sommes développés si rapidement que nous voulions que les choses soient aussi efficaces que possible. »

« Les employés de Popay semblent savoir exactement comment opérer et quelles sont les règles applicables à chaque pays. »

Les services de paie sont essentiels
Wave n’utilise pas seulement le logiciel de paie que Popay a créé et intégré à ses propres applications. Ce sont principalement les services de gestion des paies que Popay fournit au quotidien qui font gagner de nombreuses heures de temps précieux aux collaborateurs de Wave. Sory : « Nous travaillons en étroite collaboration avec eux. Ils s’occupent de beaucoup de choses différentes pour nous en ce qui concerne la gestion des paies. Nouvelles embauches, licenciements, calcul de l’impôt, des heures supplémentaires, des primes. Et tout cela se déroule dans un contexte de collaboration avec plusieurs pays, qui ont des législations et des règlementations différentes en matière de fiscalité et d’autres calculs. C’est un processus très complexe. » Yna : « Et pourtant, les employés de Popay avec lesquels nous travaillons semblent savoir exactement comment opérer et quelles sont les règles à appliquer pour chaque pays, afin que les salaires soient corrects. Cela nous fait gagner beaucoup de temps et nous faisons volontiers appel à leur expertise. C’est un type de communication complexe, en raison de toutes les informations détaillées et des différentes lois et règles. Je peux les appeler à tout moment de la journée pour obtenir des réponses détaillées à mes questions. »

Une collaboration fluide
Lorsque l’on travaille en si étroite collaboration au quotidien et que l’on traite des informations aussi importantes et détaillées, la coopération entre les deux entreprises concernées doit se dérouler sans heurts. C’est le cas pour Sory et Yna. Sory : « Jolena, notre contact quotidien pour la gestion des paies chez Popay, met tout en œuvre pour assurer notre satisfaction. Si nécessaire, nous pouvons faire des demandes de dernière minute pour nous assurer que tout est en ordre. Nous avons une excellente relation de travail. Ils sont extrêmement réactifs et il est agréable de travailler avec eux. » Yna : « Malgré le décalage horaire, Popay est toujours disponible. Certaines modifications salariales sont particulièrement importantes, et je sais que si j’appelle à 7 ou 8 heures du matin, j’aurai la bonne réponse à temps. »

« Plutôt que d’embaucher deux personnes à temps plein, nous avons maintenant toute une équipe d’experts de Popay à disposition. »

L’expertise et le temps sont les plus grands atouts
Disposer d’une équipe de spécialistes dévoués qui s’occupent de la gestion des paies d’un si grand nombre de collaborateurs vous permet de consacrer votre temps et votre énergie à d’autres choses. Sory : « Nos gains les plus importants sont sans aucun doute les économies de temps en termes de traitement des paies, de consultation des lois ou de calculs. Grâce à cette façon de travailler, il ne nous reste qu'à contrôler et valider, ce qui nous permet de nous concentrer sur d’autres activités. Et en ce qui concerne l’expertise, au lieu d’embaucher deux personnes à plein temps, nous avons maintenant toute une équipe d’experts de Popay à disposition ! »

Aucun problème dans le système
Popay a implémenté le logiciel de gestion des paies développé pour Wave, afin de traiter toutes les activités correspondantes. Wave utilise ce logiciel pour les rapports hebdomadaires ou mensuels. À la question de savoir si le logiciel a déjà connu des problèmes, Sory répond : « Le système n’a jamais de ratés ou d’autres soucis. Et si le système doit être arrêté à des fins de maintenance, nous sommes informés par avance. Il n’y a jamais de surprise, on sait toujours à quoi s’attendre. »

Un bon partenariat
Les employés de Popay et Wave qui sont concernés par la gestion des paies travaillent ensemble depuis quelques années maintenant. Pour pouvoir continuer à se concentrer sur la croissance rapide que Wave va connaître dans un avenir proche, ce partenariat avec Popay va se poursuivre. Yna : « Travailler avec Popay est une bonne chose. L’équipe est toujours disponible et il est très agréable de travailler avec elle. Malgré le travail, nous avons une relation amicale et respectueuse. » Sory : « Nous sommes impatients de continuer à travailler avec Popay, nous apprécions vraiment notre partenariat. »