Payrollservices uitbesteden als beginnend bedrijf: Riskante onderneming of een slimme beslissing?

Payrollservices uitbesteden als beginnend bedrijf: Riskante onderneming of een slimme beslissing?

Gepubliceerd op

15 Okt 2022

interview met wave senegal

Wanneer een start-up snel groeit en wordt uitgebreid naar andere landen, kan het slim zijn om sommige activiteiten van meet af aan uit te besteden, zodat u zich kunt concentreren op uw dagelijkse werkzaamheden. Dat is precies wat Wave, een organisatie die zich bezighoudt met mobiel geld en haar hoofdkantoor heeft in Senegal, heeft gedaan. Zij besteedden al hun payrollingdiensten, inclusief software, uit aan Popay. Volgens Sory Kaba, Global Payroll Manager, en Yna Aba, Accounting Payroll Manager, was dit een beslissing die hen tot op de dag van vandaag veel kostbare tijd bespaart.

De missie: van Afrika het eerste cashloze continent
maken
In 2017 lanceerde Wave een mobiele app in Senegal voor het storten en opnemen van contant geld, en voor peer-to-peer en zakelijke betalingen. Ze zijn nu actief in Ivoorkust, Burkina Faso, Oeganda en Mali en willen nog uitbreiden naar andere landen in Afrika. Op een continent waar meer dan de helft van de bevolking geen bankrekening heeft, bouwt Wave het eerste moderne financiële netwerk. De meeste Afrikanen hebben nog steeds geen toegang tot betaalbare manieren om het geld te sparen, over te maken of te lenen dat zij nodig hebben om een bedrijf op te zetten of voor hun gezin te zorgen. Wave lost dit probleem op door met behulp van technologie een volkomen inclusief en uiterst betaalbaar financieel netwerk op te bouwen.

Snelle groei bijhouden
Met miljoenen gebruikers en nog steeds snel groeiend, nam Wave met vooruitziende blik het slimme besluit om alle payrollingactiviteiten in een vroeg stadium uit te besteden. Sory: "Vanwege de snelle groei die we doormaakten, besloten we al snel om de salarisadministratie uit te besteden. Om te voorkomen dat we iets over het hoofd zouden zien, hebben we alle loonadministratiefuncties uitbesteed."
Yna: "In het begin hadden we niet eens een salarisadministrateur, maar onze uitbreiding verliep zo snel dat we de zaken zo efficiënt mogelijk wilden houden."

"De mensen van Popay lijken precies te weten hoe ze moeten werken en welke regels er voor elk land gelden."

Payrollingdiensten zijn belangrijk
Wave gebruikt niet alleen de payrollingsoftware die Popay heeft gemaakt en geïntegreerd met hun eigen applicaties. Het zijn vooral de payrollingdiensten die Popay dagelijks levert, die de mensen van Wave uren en uren kostbare tijd besparen. Sory: "We werken zeer nauw met hen samen. Ze handelen veel verschillende dingen voor ons af als het gaat om payrolling. Nieuwe aanwervingen, beëindigingen, berekening van belasting, overuren, bonussen. En dit alles vindt plaats tegen de achtergrond van het werken met verschillende landen, die verschillende regels en voorschriften hanteren inzake belastingen en andere berekeningen. Het is een zeer complex proces." Yna: "Toch lijken de mensen van Popay met wie we samenwerken precies te weten hoe ze te werk moeten gaan en welke regels ze voor elk land moeten toepassen, zodat we een accurate loonlijst hebben. Dat bespaart ons zoveel tijd en we maken graag gebruik van hun expertise. Het is een complexe vorm van communicatie, vanwege alle gedetailleerde informatie en de verschillende wetten en regels. Ik kan ze elk moment van de dag bellen voor al mijn gedetailleerde vragen."

Zich tot het uiterste inspannen
Wanneer er op dagelijkse basis zó nauw wordt samengewerkt en zulke belangrijke en gedetailleerde informatie wordt verwerkt, is het zaak dat de samenwerking tussen de twee betrokken bedrijven soepel verloopt. Voor Sory en Yna is dit zeker het geval. Sory: "Jolena, onze dagelijkse contactpersoon voor payrolling bij Popay, wringt zich in alle mogelijke bochten om het ons naar de zin te maken. Indien nodig kunnen we last-minute verzoeken indienen om te garanderen dat de levering aankomt. We hebben een ongelooflijk goede werkrelatie. Ze zijn zeer responsief en goed om mee te werken." Yna: "Ondanks het tijdsverschil is Popay altijd beschikbaar. Sommige salariswijzigingen zijn bijzonder belangrijk, en ik weet dat als ik om 7 of 8 uur 's ochtends bel, ik het juiste antwoord op tijd zal hebben."

"In plaats van twee fulltime mensen aan te nemen, hebben we nu een heel team aan expertise van Popay."

Expertise en tijd zijn de grootste winstpunten
Met een team van toegewijde specialisten die voor zoveel werknemers aan uw loonlijst werken, kunt u uw tijd en energie op andere zaken richten. Sory: "Onze grootste winst is zeker de tijdsbesparing op het gebied van het verwerken van loonlijsten, het opzoeken van wetten of het maken van berekeningen. Zo kunnen we gewoon documenten beoordelen en goedkeuren en ons richten op andere activiteiten. En wat de expertise betreft: in plaats van twee fulltime mensen aan te nemen, hebben we nu een heel team aan expertise van Popay!"

Een soepel werkend systeem
Popay implementeerde de payrollingsoftware die zij bij Wave ontwikkelden om alle payrollingactiviteiten te verwerken. Wave gebruikt deze software voor wekelijkse of maandelijkse rapporten. Op de vraag of de software ooit problemen heeft opgeleverd, antwoordt Sory : "Het systeem heeft nog nooit gehaperd of iets dergelijks. En als het systeem uitvalt voor onderhoud, sturen ze vooraf een e-mail. Er zijn nooit verrassingen, we weten altijd wat we kunnen verwachten."

Een goede samenwerking
De mensen van Popay en Wave die zich bezighouden met payrolling, werken al een paar jaar samen. Om zich te kunnen blijven richten op de snelle groei die Wave in de nabije toekomst zal doormaken, zal de samenwerking met Popay worden voortgezet. Yna: "Werken met Popay bevalt goed. Het team is altijd beschikbaar en de samenwerking met hen is erg prettig. Het is natuurlijk een werkrelatie, maar wel een vriendschappelijke en respectvolle relatie." Sory: "We kijken ernaar uit om met Popay te blijven samenwerken, we genieten echt van onze samenwerking."