Zo’n 20.000 medewerkers. Waarvan 11.000 personeel in loondienst en 9.000 niet in loondienst zoals stagiaires, uitzendkrachten, outsourcing, gasten en vrijwilligers. Iedere maand gemiddeld 500 nieuwe aanmeldingen. In totaal 60 verschillende soorten contracten. En voordat iemand in dienst komt, moeten de diploma’s gecheckt worden, de Verklaring Omtrent Goed gedrag (VOG) in huis zijn én een medische screening hebben plaatsgevonden. Dit alles zorgde in het Radboudumc in Nijmegen bij het aannemen van nieuw personeel voor een workflow die zomaar 6 weken kon duren. Tijd voor digitalisering en automatisering. Het resultaat? Nu is het mogelijk om het in één dag te organiseren als ze dat zouden willen. Hetty Dortmans (manager HR Services) en Silvia Verstegen (projectleider Informatiemanagement) vertellen ons hoe zij dat samen met Popay voor elkaar hebben gekregen. Maak kennis met ‘project Welkom’!

Bij het Radboudumc werken 1.500 tot 2.000 medewerkers die nieuwe mensen mogen aannemen. Het proces begint bij de leidinggevende: deze vraagt basisgegevens op van de nieuwe collega waarmee een profiel wordt aangemaakt. Dan beginnen alle screenings, testen en het aanvullen van gegevens, totdat alles compleet is en het arbeidscontract kan worden getekend. Waar dit eerst soms wel 6 weken kon duren, kan iemand nu binnen een paar uur op de payroll van het ziekenhuis staan.

De wens van HR: tijd besparen en efficiënter werken
Hetty is verantwoordelijk voor de HR Services, waaronder de ondersteuning van het proces in-, door- en uitstroom van medewerkers. Daarbij wil zij dat de collega’s binnen haar teams de leidinggevenden en nieuwe medewerkers zo goed mogelijk ondersteunen. “Het hele proces vanaf de keuze van een kandidaat tot het getekende contract was bij veel collega’s een doorn in het oog”, vertelt Hetty. “We werkten al met een uitgebreide HR Zelfservice tool, waarbij alle systemen aan elkaar zijn gekoppeld door Popay. Maar we waren klaar voor een volgende stap. We wilden het voortraject van het opstellen van een arbeidsovereenkomst volledig digitaliseren en automatiseren. Het doel? Tijd besparen en gegevens maar eenmalig vastleggen. Vanuit de afdeling Informatiemanagement is Silvia als projectleider aangehaakt en samen met mij hiermee aan de slag gegaan.”

Silvia vult aan: “Ik vind het leuk om met ICT-projecten bezig te zijn, opdrachten met een kop en een staart. Hier lag een concrete vraag op tafel. Voorheen moesten nieuwe medewerkers wel drie keer dezelfde gegevens invullen op verschillende formulieren en dit moest vervolgens door HR weer worden overgetypt. En als er dan een arbeidscontract ter ondertekening klaarlag, moest dit door meerdere personen ondertekend worden. Het is van de ene kant naar de andere kant van ons terrein 20 minuten lopen, dus dat was enorm tijdrovend. Ook acties rondom het uitvragen van screenings en het vastleggen van de resultaten ging allemaal handmatig. ”

“Ze denken bij Popay niet alleen mee over de techniek,
maar ook over het proces. Dat helpt enorm.”
Hetty Dortmans – manager HR Services

Maatwerk door Popay: meedenken in techniek én proces
Bij zo’n wens is het de vraag: hoe ga je dat realiseren? Hetty legt uit: “We hebben binnen HR Zelfservice gekeken naar mogelijkheden om het instroomproces te automatiseren en digitaliseren. Wij werken met Oracle EBS, die optie onderzochten we als eerst omdat dat ons bronsysteem is. Dan heb je geen extra schakels of koppelingen nodig. Als we van Oracle zouden afstappen, gaf dat voor Radboudumc beperkingen en technisch te weinig mogelijkheden. Wij kenden Popay al, zij hebben eerder onze HR Zelfservice volledig ingericht, dus we zijn als eerst met hen gaan praten.”

Nadat Radboudumc besloot met Popay verder te gaan, is de samenwerking meteen van start gegaan. De expertise en het vertrouwen waren aanwezig. Silvia vertelt: “Aan de voorkant hebben we een jaar lang wekelijks overleg gehad met Pim van Popay en het projectteam van Radboudumc, om alles inhoudelijk voor te bereiden. We wisten welke processen we wilden automatiseren, maar nog niet hoe. Ik vind dat Popay daar veel expertise heeft ingebracht. Zij weten hoe de HR-processen werken, ook bij andere klanten, en konden ons daarom goed adviseren. Hoe je alle stappen logisch achter elkaar kan zetten en bij elkaar kan brengen.” Hetty vult aan: “Ze denken bij Popay inderdaad niet alleen mee over de techniek, maar ook over het proces. Dat helpt ontzettend.”

“Het proces was helder, maar de detailinvulling voor de verschillende soorten contracten bleek best complex te zijn. Popay heeft met hun expertise een vertaalslag weten te maken naar de oplossing.”
Silvia Verstegen – projectleider Informatiemanagement

Complexe puzzel: tot in detail opgelost
Twee jaar lang zijn Hetty, Silvia, het projectteam en het Popay team aan de slag geweest. Eerst een jaar voorbereiden, vervolgens een jaar implementeren. “We hadden vooraf niet ingeschat dat we zoveel tijd nodig zouden hebben”, vertelt Silvia. “Het nieuwe proces was op hoofdlijnen helder en eenvoudig, maar bleek voor de detailinvulling van de verschillende soorten contracten best complex te zijn. We hebben wel 60 verschillende contractvormen, en we hebben te maken met een verschil tussen collega’s in loondienst en collega’s niet in loondienst. Als je dat gaat vertalen naar techniek, komen er uitzonderingen boven water. Deze moet dan in het proces of in het systeem worden aangepast. Popay heeft met hun inhoudelijke expertise een vertaalslag weten te maken naar de oplossing. Op basis van de door de nieuwe medewerker ingevulde gegevens, worden nu volledig automatisch de juiste processen in gang gezet en het juiste contract opgesteld. Met de juiste bijlagen én in de juiste taal. Los van dit nieuwe systeem dat Popay heeft gebouwd, moest dit ook met vier andere systemen praten. Ook deze koppelingen hebben de technische experts van Popay in samenwerking met de experts van de externe systemen weten te realiseren.”

Hetty vult aan: “We hebben nu één bron met alle data. Medewerkers vullen hun gegevens één keer in en die worden vanuit de bron overal mee naar toe gestuurd. Zoals de medische screening, het opvragen van diploma’s of de VOG. Voorheen moest dat allemaal met aparte mails of losstaande systemen met een inlog. Is de arbeidsovereenkomst digitaal ondertekend, dan wordt dit automatisch gekoppeld aan de salarisverwerking en het opnemen van alle stukken in het digitale personeelsdossier. En dan is het proces afgerond. Als je dan eenmaal in dienst bent, krijg je toegang tot HR Zelfservice. Medewerkers kunnen daar hun dossier inzien, stukken ophalen, wijzigingen doorgeven, verlof indienen en ga zo maar door.”

“We werken sinds 12 april met het systeem en zien nu al de grote voordelen van het gebruik en de versnelling van het proces.”
Hetty Dortmans – manager HR Services

Business case: winst op korte en lange termijn
En dan is het natuurlijk de vraag: is de business case rond? Gelukkig kan Hetty daar volmondig ‘ja’ op zeggen. “Je investeert in zo’n project en die investering moet je wel kunnen terugverdienen. We werken sinds 12 april met het systeem en zien nu al de grote voordelen van het gebruik en de versnelling van het proces. We halen winst op meerdere vlakken. Allereerst besparen we met die 500 nieuwe aanmeldingen per maand enorm veel tijd. We kunnen veel sneller nieuwe collega’s welkom heten. Dat is gezien de krappe arbeidsmarkt van dit moment erg fijn. Daarnaast controleerde de salarisadministratie voorheen op het eind van het proces alle gegevens handmatig. Nu ziet dit team geen enkele overeenkomst meer. De accountant heeft dit gecheckt en goedgekeurd: doordat we het digitaal zo goed hebben ingericht met allerlei controles door bevoegden, hoeft er geen eindcontrole meer plaats te vinden. Ook dat scheelt handjes.”

Leidinggevenden zijn ook erg blij met dit systeem, vertelt Silvia: “Leidinggevenden zien nu in één overzicht precies in welke fase van het proces een nieuwe medewerker zich bevindt. Daarvoor hoeven zij HR dus niet meer te bellen. Als het te lang duurt, geeft het systeem een signaal. Dus je hoeft dit zelf niet meer actief te bewaken, op elk moment kun je zien wat er nog openstaat en wat de status is. En het is natuurlijk een mooi visitekaartje voor het Radboudumc als nieuwe medewerkers volledig digitaal vanuit huis hun input kunnen aanleveren. ”

“Ik vind dat we een heel mooi resultaat hebben neergezet. Wat wij samen met Popay hebben gebouwd, inclusief de interactie met externe systemen,
bestaat niet in de markt als product.”
Silvia Verstegen – projectleider Informatiemanagement

Apentrots op dit unieke resultaat
Dat Hetty en Silvia trots zijn op dit resultaat is een understatement. Hetty: “Ik ben supertrots en dat laat ik ook overal horen. We hebben regelmatig overleg met ander UMC’s en dan zie je dat we hierin echt voorop lopen. Natuurlijk hebben andere ziekenhuizen ook processen geautomatiseerd en gedigitaliseerd, maar wij hebben ‘m volledig. Inclusief diplomacheck, VOG-aanvraag, medische screening en digitale ondertekening. Dat is ook de beperking van een standaard systeem: dan heb je deze mogelijkheden niet. Door het zelf te bouwen met een partner als Popay zijn er technisch veel meer opties.”

Ook Silvia is trots. “Ik vind dat we een heel mooi resultaat hebben neergezet. Ook nu we live zijn, zie je dat er aan de voorkant zó goed is nagedacht over details en uitzonderingen, dat het loopt als een tierelier. Wat wij samen met Popay hebben gebouwd, inclusief de interactie met externe systemen, bestaat niet in de markt als product. In ieder geval niet voor deze volledige breedte en alle variaties. Bovendien werken we met deze digitaliseringslag papierloos en ondertekenen we digitaal, dat is ook nog eens beter voor het milieu.”

Kansen voor de toekomst
Maar Hetty ziet nog meer kansen voor het Radboudumc. “Voordat iemand wordt aangenomen, zit je in een werving- en selectieproces waarin veel communicatie plaatsvindt. Ook dat kunnen we nog meenemen in de digitalisering en automatisering. En na het tekenen van het contract moet er nog van alles worden geregeld, zoals een telefoon, laptop, sleutel en autorisatiebadge”, legt Hetty uit. “Ook die voor- en achterkant van het werving- en selectieproces willen we later nog automatiseren. Maar eerst hiermee aan de slag. Popay traint onze applicatiebeheerders en functioneel beheerders, zodat zij het systeem zelf kunnen beheren. Dat stukje nazorg in de vorm van opleidingen verzorgt Popay ook. Wij zijn dus meer dan tevreden”, sluit Hetty enthousiast af.

“Popay leidt onze applicatie- en functionele beheerders op, zodat we het systeem in eigen huis kunnen beheren.”
Hetty Dortmans – manager HR Services

Wil je meer weten over deze oplossing of over wat Popay voor jouw organisatie kan betekenen? Geen uitdaging is ons te gek of complex. We sparren graag, geheel vrijblijvend natuurlijk. Laat het ons weten!