Van werkdruk naar werkverlichting dankzij HR Selfservice
Toen Radboudumc een aantal jaar geleden besloot om werk te ‘verdampen’, was dat geen loze kreet. Het doel? Minder handmatig werk, minder tussenkomst van HR en meer eigenaarschap voor medewerkers. Wat begon met een wens om processen slimmer in te richten, groeide uit tot een volledig geïntegreerd HR Selfservice portaal. Samen met Popay bouwde het academisch ziekenhuis aan een digitaal systeem dat werkt. En goed ook.
Een academisch ziekenhuis met ambitie
Het Radboudumc is een academisch ziekenhuis in Nijmegen met zo’n 12.000 medewerkers. De organisatie streeft naar excellente zorg, onderwijs en onderzoek, met innovatie en digitalisering als belangrijke pijlers. Voor de salarisverwerking maakt Radboudumc gebruik van Oracle Payroll. Louis Holtus, applicatiespecialist, is dagelijks bezig met het optimaliseren van de salarissystemen en HR-processen. Hij deelt zijn ervaring met de integratie-oplossingen van Popay.
“Ik zou Popay absoluut aanbevelen. Hun HR Selfservice is de meest complete en gebruiksvriendelijke die ik ken. En ze leveren maatwerk.”
Louis Holtus – Applicatiespecialist (Radboudumc)
Van losse formulieren naar geoliede processen
“We zijn al jaren bezig om werk te verdampen”, vertelt Louis Holtus. “Minder handmatig werk, minder formulieren, minder tussenkomst van HR. Dat betekent ook meer zelf regelen, direct aan de bron. Dat is waar we met HR Selfservice op inzetten.” Maar dat vraagt om slimme integraties tussen systemen zoals Validata, Validsign en Kentico. “Het doel is dat processen logisch en automatisch verlopen, van aanvraag tot goedkeuring en verwerking in ons HR-systeem.”
Grote volumes, grote noodzaak
Voorheen liepen veel aanvragen via formulieren, e-mails of zelfs per post. Denk aan aanvragen voor reiskosten, wijzigingen in arbeidsduur of toelages. “Dat kostte niet alleen veel tijd, het was ook foutgevoelig en frustrerend voor medewerkers”, aldus Louis. “Met 12.000 medewerkers heb je het dan over enorme volumes.” Ook bij de invoering van nieuwe verlofvormen, zoals mantelzorgverlof en balansverlof, was automatisering essentieel om het proces beheersbaar te houden.
HR Selfservice met alles erop en eraan
Samen met Popay ontwikkelde Radboudumc een gebruiksvriendelijk HR Selfservice portaal, volledig gekoppeld aan het HR-systeem. “Wat ik mooi vind aan deze oplossing, is dat alles wat een medewerker of leidinggevende aanvraagt, automatisch in de juiste tabellen terechtkomt. Zonder overtypen of ander handmatige werkzaamheden. Dat bespaart onze medewerkers tijd en er sluipen minder fouten in.”
Popay bouwde onder andere integraties met:
- Validata (screening nieuwe medewerkers)
- Pardon (inzicht in nettosalaris bij urenwijziging)
- Xpertsuite (ziekmeldingen en arboprocessen)
- Validsign (digitale ondertekening)
- Kentico (documentupload voor nieuwe medewerkers)
Technische kennis en menselijke aanpak
De samenwerking met Popay startte al in 2018. Louis: “Popay heeft veel kennis van payroll-systemen en Apex en werkt heel goed samen met onze gebruikers. Ze stellen de juiste vragen, denken actief mee en zijn altijd bereikbaar. Dat is fijn, want soms wil je snel kunnen schakelen. We hebben de afgelopen jaren echt een goede relatie opgebouwd.”
Het team van Popay werkte nauw samen met HR, waarbij Popay verantwoordelijk was voor de techniek en Radboudumc voor de inhoudelijke processen. “Ze begrijpen precies wat nodig is en vertalen dat naar een werkende oplossing”, aldus Louis. “Yvonne weet alles van payrollformules, Joost is sterk in Apex en Pim heeft het overzicht. Samen zorgen ze ervoor dat alles rondom HR bij ons op rolletjes loopt.”
Meer tijd voor wat er écht toe doet
Door de inzet van HR Selfservice en de integraties is de administratieve last bij Radboudumc sterk verminderd. “Medewerkers kunnen nu heel veel zelf doen, zonder dat HR alles hoeft over te tikken of in te voeren. We hebben zelfs minder HR officers nodig. Bovendien hebben zij nu meer tijd voor projecten en inhoudelijk werk. Dat maakt hun werk een stuk interessanter en de impact voor de organisatie groter.”
Ook voor medewerkers is het systeem gebruiksvriendelijker. Zo is het aanvragen van reiskostenvergoedingen teruggebracht tot één klik. “Met zo’n grote groep medewerkers moet het snel, simpel en foutloos werken. En dat doet het nu. Je kunt heel makkelijk invullen dat je bijvoorbeeld iedere week 2 vaste dagen naar het werk bent gereden, en alleen uitzonderingen hoef je nog aan te klikken. In plaats van iedere dag handmatig te selecteren. Dat scheelt voor 12.000 medewerkers heel wat klikjes”, aldus Louis.
Klaar voor de volgende stap
Of de samenwerking tussen Radboudumc en Popay hiermee eindigt? Zeker niet. De twee organisaties blijven samenwerken aan verdere optimalisatie. “We willen blijven doorontwikkelen. Er liggen nog veel kansen, bijvoorbeeld in het onboardingproces of bij het automatisch verwerken van cao-mutaties. Met Popay als partner hebben we daar alle vertrouwen in.”
Van werkdruk naar werkverlichting: zo doet Radboudumc dat
12.000 medewerkers, tientallen regelingen, en elke maand duizenden handelingen. Hoe zorg je ervoor dat je HR-processen dan tóch soepel, snel en foutloos blijven verlopen?
Radboudumc besloot het anders aan te pakken. Minder handmatig werk, minder HR-tussenkomst, meer regie voor de medewerker. Samen met Popay bouwden ze een compleet HR Selfservice portaal: volledig geïntegreerd met het HR- en payrollsysteem en gekoppeld aan slimme tools als Validata, Validsign en Kentico.
Louis Holtus, applicatiespecialist bij Radboudumc, deelt in onze nieuwste klantcase hoe deze digitale versnelling tot stand kwam én wat het opleverde.
Benieuwd hoe je werk kunt ‘verdampen’ in jouw organisatie? Lees het verhaal van Radboudumc:
