De la pression au travail à l’allègement de la charge grâce au HR Self Service
Lorsque Radboudumc a décidé, il y a plusieurs années, de « faire évaporer le travail », il ne s’agissait pas d’un simple slogan. L’objectif ? Moins de travail manuel, moins d’intervention des RH et davantage de responsabilisation des collaborateurs. Ce qui a commencé par la volonté de concevoir des processus plus intelligents s’est transformé en un portail HR Self Service entièrement intégré. Aux côtés de Popay, l’hôpital universitaire a construit un système digital qui fonctionne, et qui fonctionne très bien.
Un hôpital universitaire ambitieux
Radboudumc est un hôpital universitaire situé à Nimègue, comptant environ 12 000 collaborateurs. L’organisation vise l’excellence en matière de soins, d’enseignement et de recherche, avec l’innovation et la digitalisation comme piliers majeurs. Pour la gestion de la paie, Radboudumc utilise Oracle Payroll.
Louis Holtus, spécialiste applicatif, travaille quotidiennement à l’optimisation des systèmes de paie et des processus RH. Il partage son expérience avec les solutions d’intégration de Popay.
« Je recommanderais Popay sans hésiter. Leur HR Self Service est la solution la plus complète et la plus conviviale que je connaisse. Et ils proposent du sur-mesure. »
Louis Holtus – Spécialiste applicatif (Radboudumc)
Des formulaires isolés à des processus bien huilés
« Cela fait des années que nous travaillons à faire évaporer le travail », explique Louis Holtus. « Moins de travail manuel, moins de formulaires, moins d’intervention des RH. Cela implique aussi plus d’autonomie, directement à la source. C’est exactement l’objectif de notre HR Self Service. »
Cela nécessite des intégrations intelligentes entre des systèmes tels que Validata, Validsign et Kentico. « Le but est que les processus s’enchaînent de manière logique et automatique, de la demande à l’approbation, puis au traitement dans notre système RH. »
De gros volumes, une nécessité évidente
Auparavant, de nombreuses demandes passaient par des formulaires, des e-mails ou même par courrier. Il s’agissait par exemple de demandes de remboursement de frais de déplacement, de modifications du temps de travail ou d’allocations.
« Non seulement cela prenait énormément de temps, mais c’était aussi source d’erreurs et de frustration pour les collaborateurs », explique Louis. « Avec 12 000 employés, les volumes sont considérables. »
L’automatisation s’est également révélée indispensable lors de l’introduction de nouveaux types de congés, comme le congé d’aidant proche ou le congé équilibre vie professionnelle/vie privée, afin de maintenir des processus maîtrisables.
Un HR Self Service complet et performant
En collaboration avec Popay, Radboudumc a développé un portail HR Self Service convivial, entièrement intégré au système RH.
« Ce que j’apprécie particulièrement dans cette solution, c’est que toutes les demandes effectuées par un collaborateur ou un manager sont automatiquement enregistrées dans les bonnes tables, sans ressaisie ni travail manuel supplémentaire. Cela fait gagner du temps et réduit considérablement le risque d’erreurs. »
Popay a notamment développé des intégrations avec :
• Validata (screening des nouveaux collaborateurs)
• Pardon (visualisation du salaire net en cas de modification du temps de travail)
• Xpertsuite (déclarations d’absence maladie et processus de médecine du travail)
• Validsign (signature électronique)
• Kentico (téléversement de documents pour les nouveaux collaborateurs)
Une expertise technique alliée à une approche humaine
La collaboration avec Popay a débuté en 2018. Louis précise :
« Popay dispose d’une expertise approfondie des systèmes de paie et d’Apex, et collabore très efficacement avec nos utilisateurs. Ils posent les bonnes questions, réfléchissent activement avec nous et sont toujours disponibles. C’est essentiel, car il faut parfois réagir rapidement. Au fil des années, nous avons construit une relation de confiance solide. »
L’équipe Popay a travaillé en étroite collaboration avec les RH, Popay prenant en charge l’aspect technique et Radboudumc les processus métier.
« Ils comprennent parfaitement les besoins et les traduisent en solutions concrètes et fonctionnelles », explique Louis. « Yvonne maîtrise parfaitement les formules de paie, Joost est expert en Apex et Pim garde une vue d’ensemble. Ensemble, ils veillent à ce que tout ce qui touche aux RH fonctionne parfaitement chez nous. »
Plus de temps pour ce qui compte vraiment
Grâce au HR Self Service et aux intégrations, la charge administrative de Radboudumc a fortement diminué.
« Les collaborateurs peuvent désormais gérer beaucoup de choses eux-mêmes, sans que les RH aient à tout ressaisir ou traiter manuellement. Nous avons même besoin de moins de chargés RH. Et ceux qui restent disposent désormais de plus de temps pour des projets et du travail à forte valeur ajoutée. Leur métier devient plus intéressant et leur impact sur l’organisation plus important. »
Le système est également beaucoup plus convivial pour les collaborateurs. Par exemple, la demande de remboursement des frais de déplacement a été réduite à un seul clic.
« Avec un effectif aussi important, le système doit être rapide, simple et sans erreur. Et c’est désormais le cas. Il est très facile d’indiquer que l’on se rend au travail deux jours fixes par semaine, et de ne sélectionner que les exceptions. Au lieu de tout saisir manuellement jour par jour. Pour 12 000 collaborateurs, cela représente un gain considérable en nombre de clics », explique Louis.
Prêts pour la prochaine étape
Cette collaboration entre Radboudumc et Popay s’arrête-t-elle ici ? Certainement pas. Les deux organisations poursuivent leur partenariat afin de continuer à optimiser les processus.
« Nous voulons continuer à évoluer. De nombreuses opportunités restent à exploiter, notamment dans le processus d’onboarding ou dans le traitement automatique des évolutions des conventions collectives. Avec Popay comme partenaire, nous avons toute confiance pour la suite. »
De la pression au travail à l’allègement de la charge : comment Radboudumc s’y prend
12 000 collaborateurs, des dizaines de réglementations et des milliers d’actions chaque mois. Comment garantir des processus RH fluides, rapides et sans erreur malgré cette complexité ?
Radboudumc a choisi une autre voie. Moins de travail manuel, moins d’intervention des RH, plus d’autonomie pour les collaborateurs. Avec Popay, ils ont construit un portail HR Self Service complet, entièrement intégré aux systèmes RH et de paie, et connecté à des outils intelligents tels que Validata, Validsign et Kentico.
Louis Holtus, spécialiste applicatif chez Radboudumc, partage dans notre dernière customer case la manière dont cette accélération digitale a été mise en place, et les résultats obtenus.
