Gemakkelijk toegang tot alle historische personeelsgegevens, zónder een groot, duur pakket te gebruiken. Dat is waar Provincie Antwerpen naar op zoek was. Na een aanbesteding werd de hand geschud met de experts van Popay. Maarten Schaerlaekens, afdeling HR van de provincie, vertelt over deze samenwerking én de ideale oplossing.

Historische personeelsgegevens zijn belangrijk. Vooral bij een overheidsinstantie als Provincie Antwerpen. “We krijgen regelmatig de vraag voor welke diensten iemand heeft gewerkt als diegene met pensioen gaat”, legt Maarten uit. “Of mensen die al langer uitdienst zijn, willen weten van wanneer tot wanneer ze ook alweer precies bij ons hebben gewerkt. Op welke afdelingen, met of zonder onderbrekingen. Sommigen zijn bezig met een reconstructie van hun hele loopbaan, bijvoorbeeld voor het pensioen of andere vergoedingen.”

Slim archiveren
Als projectleider binnen het departement HR is Maarten coördinator van de vernieuwing van alle HR-applicaties. Waaronder de archivering van gegevens uit de oude systemen. “We hadden een heleboel historische gegevens van personeelsleden in een softwarepakket dat we niet meer gingen gebruiken. Dat was gewoon te duur. Dus we hebben in een aanbesteding gevraagd: hoe kunnen we die historische gegevens digitaal toch ter beschikking hebben, zonder dat deze in zo’n groot pakket zitten? En het liefst heel toegankelijk, op een eenvoudige manier”, vertelt Maarten.

“Wat ik fijn vond aan de samenwerking is dat ze heel goed luisterden,
maar ook zelf met voorstellen kwamen.”

Luisteren en doorvragen
Het is geen toeval dat de provincie bij Popay uitkwam. Maarten: “We kenden Popay al, we werken al heel lang samen. Het was logisch dat zij als eerste aanspreekpunt gingen nadenken over hoe verder. Ze kenden het oude pakket goed én boden het nieuwe pakket aan. Doordat ze onze organisatie en systemen zo goed kenden, verliep het project vlot. Met die kennis kon Popay goed doorvragen over wat we exact nodig hadden. Wat ik fijn vond aan die samenwerking is dat ze heel goed luisterden, maar ook zelf met voorstellen kwamen. Die combinatie was waardevol.”

“Dankzij de Datahub van Popay hoefden we het dure pakket
niet meer in stand te houden voor oude gegevens.”

Flink wat kosten besparen
In de archiefwereld kun je kiezen voor een levend archief dat continu wordt bijgewerkt, of een statisch archief. Provincie Antwerpen heeft gekozen voor het laatste. “De historische gegevens hoeven we niet meer te wijzigen. We moeten deze puur kunnen inzien en raadplegen. Dankzij de Datahub van Popay werken we nu met een webtoepassing die altijd en overal toegankelijk is, als je maar internet hebt. De structuur van dat archief is bijna exact hetzelfde als de structuur uit het oude systeem. Alleen is dit pakket een stuk voordeliger. We hoefden het dure pakket niet meer in stand te houden voor oude gegevens.”, legt Maarten uit.

Onderhoud en beheer
Het pakket is gereed, de data zijn overgezet. Op de vraag of de samenwerking nu voorbij is, antwoord Maarten stellig ‘nee’. “De migratie is afgerond, het project is gereed. Popay heeft alle data van het oude systeem overgezet naar dit nieuwe archief. Dat verliep allemaal veel vlotter dan ik vooraf had gedacht, dat was een meevaller. Popay was ook goed bereikbaar, als ik mailde of belde reageerde de specialisten altijd snel. Maar we werken nog steeds samen. Popay beheert het pakket voor ons, daarvoor hebben we een onderhoudscontract afgesloten. We spreken elkaar dus nog af en toe. Er zijn geen grote vragen meer, er wijzigt vrijwel niets. Het verloopt prima, dus ik ben tevreden.”

Geen verkooppraatjes, maar oprechte aandacht
Dat Popay veel technische kennis in huis heeft om klantwensen goed te vertalen naar functionaliteiten is helder. Maar wat Maarten écht waardeert is dat de specialisten geen verkooppraatjes houden. “De experts van Popay geven geen commerciële presentatie, maar brengen gewoon bescheiden en to the point de mogelijkheden. Ze denken echt in het belang van de klant en niet aan hun eigen gewin. Doordat ze ook altijd volledige aandacht voor je hebben, voel ik me als klant gewaardeerd en belangrijk”, sluit Maarten af.

Benieuwd naar wat Popay Archive voor jou kan betekenen?
Neem dan contact met ons op.