Popay : un partenaire d’aventure pour l’Hôpital Universitaire de Bruxelles
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Publié le
15 Nov 2023
C’est une drôle de mésaventure qu’a connue l’H.U.B : l’Hôpital Universitaire de Bruxelles.
Clair Dessaer, responsable Rémunération et Service Opérationnel Hôpital Universitaire de Bruxelles
Alors que les équipes RH travaillent sur l’évolution de ses outils informatiques, une des institutions avec laquelle la gestion de la paie est partagée est victime d’une cyberattaque. Plus d’accès aux outils, risque de retard de paie, équipes devant se réorganiser pour assurer la qualité et la sécurité des soins : une accélération de la mise en place des nouveaux outils est nécessaire.
Trois hôpitaux de Belgique joignent leur expertise pour créer l’H.U.B
En janvier 2022, c’est officiel : trois hôpitaux de Bruxelles rassemblent leurs forces pour créer l’Hôpital Universitaire de Bruxelles, l’H.U.B, un centre de référence de niveau international, implanté au cœur de la région bruxelloise.
Les trois hôpitaux, l’Hôpital Érasme (en ce compris ses unités techniques d’exploitation : son centre de traumatologie et de réadaptation et son centre de revalidation gériatrique), l’Hôpital des enfants Reine Fabiola, et l’Institut Jules Bordet, avec toutes leurs spécificités distinctes, embrassent alors un objectif commun : allier la santé à l’accessibilité pour toutes et tous et viser l’excellence des soins, du diagnostic au traitement.
Cet objectif se décline autour d’une triple mission :
- Les soins : en réunissant des experts dans tous les domaines de la santé, l’H.U.B propose des soins de la plus haute qualité, accessibles à toutes ettous ;
- La recherche : l’H.U.B se positionne comme une référence dans la lutte contre les maladies dans tous les domaines de la santé en regroupant des centres de recherche de pointe ;
- L’enseignement : l’H.U.B propose un enseignement de la plus haute qualité dans tous les métiers de la santé, au plus près du terrain et de ses experts et expertes.
Un projet colossal et ambitieux, qui nécessite d’adapter ses outils informatiques pour centraliser la gestion des ressources humaines. Ainsi, ce sont les données de plus de 6000 membres du personnel qui doivent migrer vers un système informatique commun, une démarche compliquée mais essentielle.
Une volonté d’évolution des solutions informatiques des hôpitaux
Il s’est rapidement avéré nécessaire de réunir toutes les données RH sous une seule solution informatique. Plusieurs études mèneront les équipes à choisir Pléiades, le système utilisé jusqu’alors par l’Hôpital Érasme, comme outil de gestion RH commun.
C’est ainsi qu’après avoir contacté différents acteurs du métier, l’H.U.B choisit Popay, une solution de digitalisation de la paie, comme nouveau prestataire. Popay travaillera dorénavant à soutenir la gestion de ce projet de migration des données RH, un projet estimé à 11 mois de travail.
Cette période de travail devra comprendre de nombreuses étapes, comme la mise en place de l’équipe projet rassemblant les parties prenantes clés (notamment les contributeurs internes, les contributeurs de Sopra, l’entreprise qui a développé Pléiades, et les contributeurs Popay en soutien gestion de projet) et la traduction des informations du système de Bordet (le système ARNO) dans le nouveau système.
Jusque-là, et malgré l’envergure du chantier, les experts et expertes maîtrisent le projet et déploient sa mise en œuvre, rythmée par les premières analyses de données.
La cyberattaque qui bouleverse un projet essentiel
Vendredi 10 mars 2023.
Alors que tout se déroule jusqu’alors dans le bon respect du calendrier, une cyberattaque bouleverse non seulement le projet de migration des données, mais aussi le travail de toutes les équipes et parties prenantes concernées.
La cyberattaque cible le système informatique de l’Hôpital Saint-Pierre, qui héberge alors les données de l’Institut Jules Bordet. En quelques instants, les systèmes de gestion des ressources humaines mais aussi tous les autres systèmes informatiques sont mis à mal. Avant les données RH, ce sont bien sûr les données de toute la patientèle, les prescriptions de médicaments et les résultats d’examens qu’il convient de sauver et sécuriser en priorité et de toute urgence.
Comment faire pour payer le personnel et gérer les contrats si personne ne sait quand les données touchées pourront être récupérées ? Comment gérer cette crise alors que même après quatre jours de travail acharné par des experts de l’informatique et le Parquet Fédéral, on ne sait toujours pas si un accès au système sera à nouveau possible ?
C’est alors que Claire Dessaer, Cheffe Rémunération et service opérationnel de l’Hôpital Universitaire de Bruxelles, décide de passer à l’action. C’est en voyant l’étincelle de folie dans les yeux de Dorien Gielen, manager et chargée de projet à Popay, qu’elle se sentit comprise et soutenue : pas le choix, il fallait lancer une opération sauvetage audacieuse et accélérer radicalement le projet initial de migration de données.
Popay orchestre une opération de sauvetage sur-mesure et inédite
Popay en fait alors sa mission : mettre tout en œuvre pour réussir en un temps record à faire migrer les données du système Jules Bordet vers Pléiades, grâce à sa solution Popay.Unify. Un projet très compliqué et un peu fou, mais qui vaut la peine d’être tenté.
Telle une cheffe d’orchestre, Dorien Gielen assure le lien entre les équipes travaillant sur le projet. L’équipe technique de Popay s’occupe donc de récupérer des données incomplètes, qu’il faudra tenter d’aménager et de traduire pour qu’elles soient lisibles dans un système qui leur est jusqu’alors totalement inconnu.
De son côté, Claire Dessaer gère ses équipes en interne qui vérifient, de manière systématique et même empirique, la qualité des données. « Sans le support au niveau coordination du projet et sans la réactivité des équipes techniques de Popay, on ne s’en serait pas sortis… » témoigne Claire Dessaer.
Ce ne sont finalement pas moins de 1896 personnes dont les données doivent migrer de toute urgence. « La cyberattaque contre Bordet nous a obligés à analyser, configurer des templates et transférer toutes les données de chaque employé vers le nouveau système, Pléiades, en l’espace de trois semaines. En temps normal cela aurait été impossible, mais notre outil de migration et notre engagement nous ont permis de garantir une migration de données de qualité même dans ce délai hors normes. » rapporte Dorien Gielen.
Découvrez comment Popay accompagne les entreprises dans leurs défis RH.
Une « success story » en un temps record
Le travail conjoint de l’H.U.B, de Sopra et de Popay finira par porter ses fruits. « Un projet qui devait durer 10 à 12 mois a été réalisé en 5 semaines : une vraie success story ! » raconte Claire Dessaer. En effet, en s’appuyant sur leur outil, Popay.Unify, les équipes de Popay réussiront finalement à transposer toute une série d’informations dans le système pour que l’H.U.B puisse assurer le paiement des salaires de son personnel en temps et en heure.
« D’aucun pourrait nous reprocher que 100 % des rémunérations n’étaient pas parfaites : c’est aussi la réalité. Nous en étions conscients avant de démarrer et pas à pas nous débloquons les quelques situations problématiques encore aujourd’hui, dans le même esprit de voir évoluer les outils et développer la qualité du service rendu. »
Très reconnaissantes, les équipes de l’H.U.B témoignent avoir reçu un soutien et un accompagnement à toute épreuve dans cette aventure de la part de Popay, et saluent leur réactivité et flexibilité en temps de crise : « C’était très riche. J’ai particulièrement ressenti de la part de Popay une envie de trouver des solutions, une force de proposition, dans laquelle il y avait beaucoup de soutien. » ajoute Claire Dessaer.
Pour elle, ce qui ressort de cette aventure, c’est une grande fierté, une aventure humaine extrêmement joyeuse et riche, ainsi qu’une reconnaissance et confiance solides envers Popay qu’elle recommande à 200 %. À ce jour, leur collaboration continue pour migrer les dernières données des autres entités vers Pléiades.
Grâce à une collaboration étroite entre les équipes de l’H.U.B et Popay, un projet initialement prévu sur près d’un an a été finalisé en seulement cinq semaines. Cette réussite démontre non seulement l’efficacité des solutions proposées par Popay, mais aussi la capacité de nos experts à relever des défis complexes avec agilité et engagement.
Chaque organisation a ses propres enjeux et défis en matière de gestion RH.
Si vous souhaitez optimiser vos processus ou mener une transition en toute sérénité, nos experts sont à votre écoute pour vous accompagner.
