Un accès facile à toutes les données historiques du personnel, sans avoir recours à un logiciel lourd et coûteux. C'est ce que souhaitait la province d'Anvers. Après un appel d'offres, ce sont finalement les experts de Popay qui ont été retenus. Maarten Schaerlaekens, du service RH de la province, revient sur cette collaboration et sur la solution idéale.

Les données historiques du personnel sont importantes. Surtout pour une administration publique comme la province d'Anvers. « On nous demande régulièrement pour quels services une personne a travaillé lorsqu'elle prend sa retraite, explique Maarten. Les personnes qui ont quitté le service depuis un certain temps veulent savoir à partir de quand exactement elles ont travaillé chez nous. Dans quels services, avec ou sans interruptions. Certains reconstituent l'ensemble de leur carrière, par exemple pour le calcul de leur retraite ou d'autres indemnités. »

Un archive intelligent
En tant que chef de projet au sein du service RH, Maarten coordonne le renouvellement de toutes les applications RH. Y compris l'archivage des données issues des anciens systèmes. « Nous disposions d'un grand nombre de données historiques sur le personnel dans une suite logicielle que nous n'allions plus utiliser, car c'était tout simplement trop cher. Nous avons donc lancé un appel d'offres : comment continuer à disposer de ces données historiques sous forme numérique, sans devoir recourir à une suite logicielle aussi volumineuse ? Et de préférence de façon accessible et simple, poursuit Maarten.

Ce que j'ai apprécié dans cette collaboration, c'est qu'ils ont su faire preuve
d'une grande écoute tout en apportant leurs propres suggestions. »

Écouter et questionner
Ce n'est pas un hasard si la province a fait appel à Popay. Maarten : « Nous connaissions déjà Popay, car nous travaillons ensemble depuis longtemps. En tant que premier point de contact, il était logique qu'ils réfléchissent à une solution appropriée. Ils connaissaient bien l'ancien logiciel et en proposaient un nouveau. Comme ils connaissaient parfaitement notre organisation et nos systèmes, le projet s'est déroulé sans aucun problème. Fort de ces connaissances, Popay a pu passer au crible nos besoins. Ce que j'ai apprécié dans cette collaboration, c'est qu'ils ont su faire preuve d'une grande écoute tout en apportant leurs propres suggestions. Une combinaison fructueuse. »

« Grâce au Data Hub de Popay, nous n'avons plus besoin d'un
logiciel si coûteux pour conserver nos anciennes données. »

Des économies substantielles
Dans le monde des archives, vous avez le choix entre des archives vivantes, mises à jour en permanence, et des archives statiques. La province d'Anvers a opté pour la deuxième solution. « Nous n'avons plus besoin de modifier les données historiques. Nous devons simplement pouvoir y accéder et les consulter, c'est tout. Grâce au Data Hub de Popay, nous travaillons désormais avec une application web accessible partout et tout le temps. Un accès à Internet suffit. La structure de ces archives est presque identique à celle de l'ancien système. À la différence près que ce logiciel est beaucoup moins cher. Nous n'avions plus besoin d'un logiciel si coûteux pour conserver nos anciennes données », explique Maarten.

Maintenance et gestion
Le logiciel est opérationnel, les données ont été transférées. Lorsqu'on lui demande si la collaboration s'arrête ici, Maarten répond sans hésiter : « Non. La migration est terminée, le projet est achevé. Popay a transféré toutes les données de l'ancien système vers ces nouvelles archives. Tout s'est déroulé beaucoup plus facilement que je ne l'avais imaginé, ce fut une belle surprise. Popay était également facile à joindre. Dès que j'envoyais un e-mail ou que j'appelais, les spécialistes répondaient toujours rapidement. Mais nous continuons à travailler ensemble. Nous avons signé un contrat de maintenance avec Popay pour assurer la gestion du logiciel. Nous avons encore des échanges réguliers. Il n'y a plus de grandes questions, il n'y a pratiquement plus rien à changer. Tout se passe bien, je suis donc ravi. »

Pas de belles paroles, mais une véritable attention
Il est évident que Popay dispose d'un grand savoir-faire technique pour traduire les exigences des clients en fonctionnalités. Mais ce que Maarten apprécie vraiment, c'est que les spécialistes n'essaient pas à tout prix de vous vendre d'autres produits. « Les experts de Popay ne font pas de présentation commerciale, mais exposent simplement les possibilités avec modestie et précision. Ils pensent réellement à l'intérêt du client et non à leurs propres profits. Ils vous accordent toujours toute leur attention, et je me sens apprécié et important en tant que client », conclut Maarten.

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